中小企業の経理作業の特徴
まずは、中小企業の経理作業の特徴を見ていきましょう。
少ない人員で経理作業を行っている
中小企業と大企業の大きな違いは従業員の人数です。
大企業であれば経理を専門とする部署があり、経理を専門職とする社員が多数いるでしょう。また、大企業の方が会計ソフトなどを導入して効率化を図っていることが多いです。そのため1人当たりの作業内容が特化され、作業量も軽くなる傾向にあります。
一方、中小企業の場合は限られた人員で経理業務を行っており、1人当たりの作業内容が多岐にわたることが多いです。経理担当者が少ないと、欠員が出たときに業務が回らなくなることもあるでしょう。
さらに小規模事業者であれば経理担当者は存在せず、経営者が経理作業を行うことも少なくありません。
大企業より経営体力が乏しいため、システム導入や増員ができないのが現状です。効率化するには、経理業務外注の検討が望ましいです。
中小企業会計要領の導入で経理作業が円滑になる
中小企業の場合、大企業よりも経理担当者の負担が大きい傾向があります。そのため、中小企業の経理業務円滑化を狙った「中小企業の会計に関する基本要領」があります。これは中小企業庁が作成したもので、中小企業の実態を把握して作られています。
この会計要領をもとに経理作業を行うのは義務ではありませんが、適切な運用を行うための目安になります。実際に金融機関からの評価が良くなるといった企業も少なくありません。
中小企業で経理作業に課題を感じている場合は、基本要領に沿って体制を整えてみると効率化できるでしょう。
経理担当者が行う作業内容
つづいて、経理担当者が行う作業内容を見ていきましょう。基本的に大企業も中小企業も同じ作業を行います。
日々の取引などを管理する「日常業務」
日常的に行う業務には以下のようなものがあります。
- ・現金出納管理
- 現金で行った取引を管理し、入出金を出納帳に記録して残高をチェックします。
- ・伝票管理
- 取引内容を伝票に記録・整理し管理します。
- ・会計帳簿の記帳
- 日々の取引内容を帳簿（仕訳帳・総勘定元帳など）に記録します。
- ・仕入・売上の管理
- 商品の仕入や売上を記録し、買掛と売掛を管理します。買掛金は買掛金管理簿に記帳し、支払いを行います。また売掛金は売掛金管理簿に記帳し、回収後、消込を行います。
- ・請求書の発行
- 販売先に請求書を発行します。
- ・入金確認
- 請求先からの入金を確認します。
- ・預金管理
- 銀行口座の残高、小切手、手形などを管理します。
経費精算や給与振り込みなどの「月次業務」
月ごとに行う業務には以下のようなものがあります。
- ・経費精算
- 従業員の立て替えた経費を精算します。
- ・月次決算
- 月末にその月の損益計算書を作成し、月次決算資料を作成します。この際、年次決算の見通しを良くするために原価償却費を1/12にして、それを含めて報告するとよいでしょう。
- ・給与計算
- 従業員の勤怠データをもとに給与計算を行います。経理担当ではなく人事・労務担当が実施することも多いです。
- ・税金や保険料の計算・納付
- 給与計算にも含まれますが、源泉徴収した所得税や住民税および社会保険料を計算し、税務署や日本年金機構に納付します。
決算業務や税計算などの「年次業務」
年ごとに行う業務には以下のようなものがあります。
- ・年次決算
- 月次決算と同様、会社法・税法にもとづいた年間の決算を実施します。
- ・年末調整
- 従業員の源泉徴収額の調整を12月に行います。
- ・税金計算と納付
- 法人税や消費税など税金の計算を行い、納付します。
- ・償却資産の申告
- 不動産以外の会社が保有している資産を市町村に申告します。
- ・棚卸
- 決算期に実際の在庫数と帳簿の数字が合っているか確認します。
中小企業の経理担当者の負担を減らすには
中小企業では、経理担当者の人数が少なく、多くの中小企業では、1人に任されているということも多いでしょう。経理業務は利益を産まない間接業務とされており、人員削減や経費の削減の対象になることが多い部署になります。
そこで注目されているのが、経理代行（アウトソーシング）です。経理部門をまるごと、アウトソーシング会社に任せることによって、自社の経理業務負担を大幅に減らすことができます。
また、外部に委託することによって、経理担当者がコア業務に集中できるようになるため、利益を生む活動に多くのリソースを回すことができるようになります。
経理担当者が習得すべきスキル
最後に、中小企業の経理を効率化するために、経理担当者が習得しておくと良いスキルを見ていきましょう。
コミュニケーションスキル
経理業務を進めるにあたって、各部署と連携を取り合う必要があります。円滑に経理業務を行うためには、連絡事項を確実に分かりやすく伝えることが求められます。
経理部門は計算を行うという印象が強いです。これは企業会計の知識、特に簿記や原価計算の知識を駆使していろいろな計算をするからでしょう。
また経理担当者が自社の財務状況を分析し、改善策をプレゼンできるようになれば、より評価されるでしょう。
資料作成スキル
経理部門は比較的、資料作成する機会が多い部署です。作成した資料は決算や予算会議といった会社の経営に関わる場面で使われます。そのため資料を素早く正確に分かりやすく作成できるスキルがあれば重宝されます。
ExcelやPowerPointなどを使いこなせるようにしておきましょう。
中小企業の経理は、アウトソーシングすることを検討しよう
中小企業には経理担当者不足の企業が多く、1人当たりの作業内容が多岐にわたります。業務効率化が求められ、中小企業庁の作成した「中小企業の会計に関する基本要領」の導入が進められています。
自社の社員の教育を行う際は簿記や原価計算はもちろん、コミュニケーションスキルと資料作成スキルを習得すると良いでしょう。
経理担当者の確保が難しい場合は外注も検討してください。
