MAJOR FLOW ワークフローの導入事例【関西ペイント株式会社 様】

同社がMAJOR FLOWを導入したのは2020年ですが、実はその数年前、神奈川県平塚市の開発センターにて、前身製品のMajorFlow Formの部門導入がありました。ここではエクセルや電子メールベースであった申請書をMajorFlow Formへ置き換えて活用していました。 これが好評だったために、同センターからは「ぜひ全社に広げてほしい」と声が上がり、その後、DXの機運が高まったこともあり、2020年の導入へとつながりました。実際に使ってみて、納得して、さらに広げるという流れがあったのです。 2020年当時、導入の事務局（現・運用事務局）を担当した総務部の高輪匡氏、情報システム部門にてシステム開発やフローの作成を担当した遠藤勝也氏（現在は東京事業所事務G所属）、さらに社内ユーザー代表としてIR・広報部の西村和美氏にご参加いただき、詳しくお話を伺いました。

「長年の歴史の中で紙文化がしっかり根付いていましたから、うまく移行できるかは未知数でしたが、多くの方々にご協力いただき無事導入することができました。移行プロジェクトのキックオフから9ヵ月程度でカットオーバーさせることができ、今に至るまで大きなトラブルはありません。すでにMAJOR FLOWは社内の重要なインフラの1つとして育っています」（高輪氏） 同社では、2つの稟議書の電子化に取り組みました。1つが工事購入稟議書、もう1つが一般稟議書です。複雑化した既存の決裁ルートはいくつかに分類して集約し、それぞれ最適化していきました。 「基本的に一般稟議書ではあまり作り込みを行わず、フローをシンプルに設計しました。業務のスリム化につなげるのが狙いです。一方で工事購入稟議書は、既存の紙の稟議書の流れをできるかぎり再現しました。ここは各業務のノウハウにつながる部分で、『変えたくない』という声が根強くあったためです。また、工事購入稟議書では、稟議の後の業務の関連ユーザーをフローに加えることで、次の業務につながるようにフローを作成しました。」（高輪氏） 「MAJOR FLOWはいわゆるノーコード開発のアプリではあるものの、必要ならばコードを書きこんで、画面構成を要望に合わせて変えられます。システム的にかなり融通が利くんですよね。入力ミス削減や使いやすさを追求し、入力値のチェックや自動入力化、また動的レイアウトによって視覚的に入力をサポートできる造りにしました。これにより入力工数や差戻しによる時間の短縮を図っています」（遠藤氏） デフォルトの様々な機能のほか、細やかなカスタマイズ（追加開発）も駆使して、ユーザーを第一に考えたこだわりをMAJOR FLOWに反映しました。 「例えば、『明細行』の数値をチェックし、フロー回付順を制御し注釈コメントを表示する機能を組み込んでいます。明細行を利用できなければ、明細部を別ファイルで添付することになりますので、希望通りの制御になりずいぶん便利になったと思います」（遠藤氏） 「広報では他部署の対外的な講演活動などにもアンテナを張っていますが、このような案件把握の用途でもMAJOR FLOWの申請承認機能が役立ってくれています」（西村氏） 年度をまたぐ稟議をスムーズに行うための「世代管理機能」も、今回MAJOR FLOWが選ばれた理由の1つです。 「当社のルールでは、期が代わっても前年度の稟議書は前年度の組織で回すことになっているので、新年度の人事異動をマスタに反映させた結果、システムと辻褄が合わなくなるといったトラブルが予想されます。一般的なワークフローは、前年度の稟議と今年度の稟議を同時進行させることが難しいものばかりですが、MAJOR FLOWで世代管理に対応いただけたことは画期的でした」（高輪氏）

MAJOR FLOWの導入で、稟議のスピードは急加速しました。 「稟議書の内容にもよりますが、現在の決裁は概ね1週間程度となっています。拠点間の物理的な書類の移動が必要だった従来とくらべれば決裁期間は短縮しています。とはいえ、それでも『もっとできるはずだ』という声もあり、ゼロベースで決裁フローを見直すなど、さらなるブラッシュアップを図る予定です」（高輪氏） 「フロー制作における技術的な敷居も高くなく、専門家でなくてもフロー制作ができるため、内製化しやすいのが利点です。また、フローを無制限に作れるので、

MAJOR FLOWの導入で、稟議のスピードは急加速しました。 「稟議書の内容にもよりますが、現在の決裁は概ね1週間程度となっています。拠点間の物理的な書類の移動が必要だった従来とくらべれば決裁期間は短縮しています。とはいえ、それでも『もっとできるはずだ』という声もあり、ゼロベースで決裁フローを見直すなど、さらなるブラッシュアップを図る予定です」（高輪氏） 「フロー制作における技術的な敷居も高くなく、専門家でなくてもフロー制作ができるため、内製化しやすいのが利点です。また、フローを無制限に作れるので、安心してトライ・アンド・エラーを繰り返せます。ローコストで導入及び運用できる上に、使いながら改良できるのがMAJOR FLOWのいいところですよね」（遠藤氏） 「今回の導入で、仕事のスピード感が大きく変わったと感じました。以前はペーパレス、DXと言えば敬遠されてしまう空気がありましたが、実際にやってみたら新システムのよさがわかったのでしょう。皆、進んで使うようになりました。そういう意味では、MAJORFLOWの導入が、社内文化を変えるきっかけの1つになったとも言えますね」（西村氏） 最後に導入を振り返って、皆様からは「思ったよりもずっと簡単だった！」と大きな笑顔をいただきました。今後も積極的にご活用を続けられるご計画です。