MAJOR FLOW ワークフローの導入事例【カルビー株式会社 様】

老朽化したIBM Notes/Domino（以下Notesと表記）を刷新するにあたり、新システムとしてMAJOR FLOWを選択されたカルビー様。多数の工場や拠点に展開する大規模環境でありながら独自の要件も多く、さらには働き方の多様化、ビジネスのグローバル化という課題も抱えていました。 こうした中で移行を成功させたのは、ユーザ視点で厳しい選定を行った財務経理本部の伊原重賢氏、また、IT面から手厚く導入をサポートした情報システム本部の稲手信吾氏です。二人のキーマンに詳しくお話を伺いました。 「旧システムは10年以上利用しましたが、作り込まれたシステムである上に毎月の処理件数も多く、速度低下が問題になっていました。またDBは拠点ごとに存在し、その数は10以上にもなりました」と語るのは稲手氏です。 経理部では、ユーザによる入力ミスの軽減が課題でした。 「科目、税区分などは手打ちで記入していたために、とにかく誤入力が多かったのです。申請内容は経理部ですべてチェックし、ミスがあれば差戻すか、または戻さずに自分たちで修正していました。毎月1万件程を処理していますが、修正が必要な伝票は全体の1割にも及びました」（伊原氏）。 「旧システムには入力内容のチェック機能が備わっていませんでした。しかし、新たに機能を付加しようとするとますます動作が重くなってしまいます。しかも、各拠点のDBすべてが改修の対象になりますから、相応のコストも手間も必要になります。改善案があっても手が付けられず、なんとか使い続けているという状況でした」（稲手氏）。 新システムとして選ばれたMAJOR FLOWは、オフィス、工場など各拠点、またモバイルからも活用されています。経費精算、各種申請・承認に、まずは約3000IDが導入されました。

幅広い事業を展開する同社では、要件も多岐に渡りました。稲手氏は「必要な機能を一覧化したところ、なんと120もの数に。そして、基本機能でこれらを最も多くカバーしていたのがMAJOR FLOWだったのです」と話してくれました。 「MAJOR FLOW経費精算/支払依頼の充実した基本機能、また、MAJOR FLOWワークフローの機能による経費精算以外のワークフロー業務への拡張性に注目しました。充実した基本機能に加え、ある程度の機能追加を独自に行える柔軟性もあったということです。当初、クラウドサービスを含むたくさんの製品を検討しましたが、画面のカスタマイズすらできないものがほとんどでしたから」。 「システムに合わせて変えられるほど当社のビジネスはシンプルではありません。業務に合致 しないシステムを導入したら、結局、現場が工夫して代わりの仕組みを作るようになり、再び煩雑化します。機能の網羅性と他のワークフローへの拡張性は重要視しました。結果、MAJOR FLOWしかないという流れになったんです。関係者のほぼ全会一致で決まりました」（伊原氏）。 社員の働き方によって、MAJOR FLOWの利用形態は様々。フォーム作成機能では、各部署で使う様々な申請書の作成を内製化しました。 紙やExcel、汎用フリーフォーマットのツールをなくし、少しずつ電子化を進めています。 フレキシブルな働き方を推進する営業部でも、MAJOR FLOWが活躍しています。 「働き方の多様化を実現するために、快適なモバイル環境は欠かせません。承認には会社支給のiPhoneを活用する仕組みを整えました。さらにペーパーレスに向けての取り組みも開始しています。紙の書類はやはり合理化を阻む要因の1つになりますから」（伊原氏）。 システムはまた、ビジネスのグローバル化にも対応しなければなりません。 「近年、海外出張の件数が急増しましたが、旧システムは外貨対応していませんでした。経費は外貨用のExcelフォームと円換算後金額を入れる画面への二重入力になっていました。標準で外貨対応しているMAJOR FLOWにより、二重入力の手間を削減できました」（稲手氏）。

MAJOR FLOWの導入により、経理部の業務負荷は軽減しました。 申請の差戻しは以前の半分程度まで減ったため、月末締めの作業にあたる人員も従来の7人から5人に。 「一定以下の金額の交通費申請については、従来の全件チェックからサンプリングチェックに変更しています。金額の大きい申請を優先することで、業務のスピードアップを図るためです。当初はこれで運用できるか半信半疑の面もありましたが、ほぼ問題ありませんでした。ミスの起こらない入力の仕組みを構築できたためだと思います」（伊原氏）。 経費の申請が少ない工場などの現場では、総務担当者が部門の経費をまとめて入力することも。 「1伝票50明細といった大量の申請を行う社員もいます。処理速度の向上と効率化は常に課題でしたが、パフォーマンスの改善効果も出ています。汎用稟議については、以前は画面をスクロールしただけでしばらくフリーズするほど遅く、1つの伝票の検索に数分かかっていました。MAJOR FLOWの導入で検索の処理速度は格段に向上しました」（稲手氏）。 また、システムのスリム化による情報システム部の管理負荷軽減について、稲手氏は次のように説明しています。 「拠点、工場ごとのDBを廃止し、シンプルな構成を実現しました。これで小規模な改善要望には柔軟に対応できます。Web化したことで、従来起きていたNotes特有のエラーからも解放されました」。 最後に、短期間でのシステム導入を成功させたお二人に秘訣を伺いました。 「最初から100％を求めず、多少のニーズの差異は後からカバーするつもりで臨みました。MAJOR FLOWの高い柔軟性はこのような導入にも適しています。融通のきかないパッケージでは無理だったでしょうね」（稲手氏）。 「現場の効率化が第一です。導入の過程では多数の関係者と話し合いましたが、消極的に無難な着地を目指すことはしていません。現実的かつ具体的なイメージを持ち、経理部と情報システム部が主導しました」（伊原氏）。 MAJOR FLOWにより、将来の改善につながるシステムが実現したとのこと。 お二人は今後、電子帳簿保存への対応などさらなる拡張も視野に入れ、活用を続けたいと語られました。