勤怠管理において入退室管理も義務化？出退勤と認証について解説！

勤怠管理において入退室管理も義務化されているか

勤怠管理において入退室の管理は義務でしょうか。働き方改革法案により改正された労働安全衛生法など法律をふまえて、解説します。

労働時間の把握が義務化された

2019年４月に施行された働き方改革関連法により、労働安全衛生法も改正され、労働時間の把握が明確に義務付けられました。法改正で注目すべきは、健康管理を目的に労働時間の把握を義務付けている点です。労働基準法では、適正に賃金を支払うために労働時間を把握していました。しかし、管理監督者は「割増賃金の適用外」を悪用して、管理監督者ではないのに肩書きを管理職として残業代を支払わないといった不正が発生していました。

長時間労働による過労死や精神疾患が問題となり、現在では管理監督者も含めた労働者の労働時間を客観的に記録・把握し、健康上の問題が発生しないよう留意しなければならないとしています。

参考：労働安全衛生法

以下の記事では、労働安全衛生法改正の概要を解説しています。

入退室管理は義務ではないが実施が望ましい

結論として、入退室管理そのものが法的に義務付けられているわけではありませんが、労働時間を客観的に把握することは法律上の義務であり、その手段として入退室管理は非常に有効であると位置づけられています。

厚生労働省の解釈でも、「タイムカード」「パソコンログイン」「入退室記録」などの客観的な方法で、労働者の出退勤や労働時間を記録・把握する必要があるとされています。

事業者が労働時間の状況を把握する方法としては、原則として、タイムカード、パーソナルコンピュータ等の電子計算機の使用時間（ログインからログアウトまでの時間）の記録、事業者（事業者から労働時間の状況を管理する権限を委譲された者を含む。）の現認等の客観的な記録により、労働者の労働日ごとの出退勤時刻や入退室時刻の記録等を把握しなければならない。

参考：働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律による改正後の労働安全衛生法及びじん肺法関係の解釈等について｜厚生労働省

このように、労働時間の適正把握のためには、自己申告やタイムカードだけでなく、入退室管理の活用も含めた客観的な記録手段の導入が望ましいとされています。

専門家の視点

社会保険労務士 / 蓑田 真吾さん

注意点として「入退室管理だけ」では本来最重要視すべき適正な労働時間の把握はできませんので、可能な限り入退室管理も行いながら、労働時間の把握に注力するという考え方が重要です。入退室管理は、職場内に留まっていた客観的な記録であり、労働時間管理と併せて行うことで、不正の予防や災害時の救出活動にも寄与すると考えます。尚、導入に当たっては予算などを総合勘案し決定したい部分です。

正確な労働時間管理には、入退室記録だけでなく勤務時間全体を管理する仕組みも重要です。勤怠管理システムならこうしたデータをまとめて扱えるため、導入検討時には一括資料請求サービスで情報を集めてみるのも一案です。

勤怠管理において入退室を管理する方法

労働時間を正確に把握する手段として、勤怠管理システムと入退室管理システムの連携に注目が集まっています。ここでは、勤怠管理を強化するための入退室管理の方法を紹介します。

入退室管理システムの導入

入退室管理システムとは、設置することで入退室をするだけで記録ができるツールです。記録された入退室記録は、自動的に保存されます。入退室管理システムは、さまざまな認証方法があります。代表的な認証方法は、以下のとおりです。

■ICカード

入退室のたびにカードリーダーにICカードをスキャンさせると、ドアが開く仕組みです。ICカードと各従業員の情報を紐付けると、いつ誰が入退室したのかを記録できます。

■暗証番号

テンキーをドアに設置し、暗証番号を入力すると施錠する仕組みです。シンプルな方法で比較的コストを抑えて導入できますが、入室者を特定できません。

■生体認証

指紋認証や顔認証など身体の一部を利用します。認証精度が高いため、重要度の高い施設や入室者を限定する際におすすめです。なりすまし防止が可能です。

■スマートフォン

スマートフォンを装置にかざすか、アプリから認証する仕組みです。管理画面より設定を変更できるため、来客などでも便利です。

入退室管理システムは、単体での利用はもちろん、勤怠管理システムと連携することで労働時間の把握に活用できます。次に、こうした連携のメリットを解説します。

入退室管理システムの導入を検討中の方は、以下の記事も参考にしてください。

入退室管理と連携できる勤怠管理システムの導入

勤怠管理を正確かつ効率的に行うためには、入退室管理の仕組みと連携できる勤怠管理システムの導入が重要です。入退室管理システムでは、入退室の管理は実施できますが、適切な労働時間の把握は十分にできません。労働安全衛生法では、正確な労働時間の把握が求められます。入退室管理システムと勤怠管理システムの連携により、集計などをしなくても労働時間を管理できます。時間外労働時間の計算などの機能も豊富なため、勤怠管理業務の効率化につながるでしょう。

以下の記事では、定番の勤怠管理システムを紹介しています。無料で試せる製品もあるのでぜひご覧ください。

入退室管理と勤怠管理の連携で適切な管理をしよう

労働安全衛生法の改正により、労働時間の把握が義務化されました。法改正に伴い、入退室管理の実施も求められています。入退室管理システムでは、さまざまな認証方法があり、入退室の管理が可能です。しかし、残業時間や有給休暇などの管理も必要なため、勤怠管理システムと入退室管理システムの連携がおすすめです。

自社の規模や勤務形態、求める管理レベルに応じて、勤怠管理システムを選ぶ際には入退室管理との連携可否も視野に入れて検討するとよいでしょう。入退室管理との連携を含め、自社に適した勤怠管理システムを選定するには複数製品の比較が欠かせません。以下から一括で資料請求できるので、ぜひお役立てください。