エクセルで予算管理する方法と運用のポイント
エクセルでの予算管理にはどのような方法があるのでしょうか。エクセルで運用する際のポイントとあわせて解説します。
予算の立て方
予算を管理するには、予算編成・事業遂行・予実分析・予算改善の順にPDCAを回していくことが必要です。まず予算編成の手順には、以下の２種類があります。企業規模に応じて使い分けるか、組み合わせて活用します。
- トップダウン方式の場合
- １．会社の方針や利益目標を決める
- ２．全社の予算編成に応じて部門ごとに予算を決める
- ボトムアップ方式の場合
- １．部門ごとに予算を決める
- ２．各部門の予算をもとに会社の方針や利益目標を決める
トップダウン方式は予算編成が迅速に行える反面、現場の意見が反映されにくいともいえます。スタートアップ企業や従業員の意見をまとめやすい小規模企業に適しているでしょう。対してボトムアップ方式は、各部門ごとに立てた予算を統合して企業全体の予算を決定します。現場の状況にあった予算が立てられるものの、予算編成に時間を要します。社内すべての事業を把握できない大規模企業に適しているでしょう。
エクセルで予算編成するには、予算管理表を用います。無料のテンプレートも配布されていますが、プロジェクトや部署ごとに応じて項目が大きく異なるため各部署で自作しているケースが多いようです。また、予実管理表を活用するのもよいでしょう。
予実管理の方法とポイント
予算管理で重要となるのが予実管理です。予算と実績を比較・分析し、企業の現況を把握するのに使われます。予実管理は月次決算のタイミングや３か月・半年ごとなど、定期的に行います。すべての予算と実績ではなく、乖離が大きい項目や企業が力を入れている分野の数値など、重要な項目に優先順位をつけて管理することが重要です。
なおエクセルでの予実管理には、予実管理表を用います。小規模企業には扱いやすいですが、事業や企業の規模が拡大するにつれて項目や行が追加され、フォームの煩雑化や計算ミスの可能性が高まります。限られたリソースでより効率的に予実管理を行いたい場合は、予算管理システムの予実管理機能や予実管理システムなどを導入するのもよいでしょう。
定期的に実施すること
1ヶ月の予実差を踏まえて翌月の活動に活かすため、予実管理は可能な限り毎月行うことが望ましいと言えます。予実の差異を分析する
各部門の予算達成のためのKPIを設定しましょう。KPIとの差異を分析し発生原因を特定することで、対策し、次の予算策定に結びつけることができます。 また、達成の有無や達成度合いによって、要因とその課題を分析するのがポイントです。予実差異の発生原因が時間外労働による人件費や固定資産の償却などの場合、その情報は経理部門で把握できるため、各部に還元することが可能です。
予算修正をすること
予実管理をおこなう際には、予算、実績共に細かく項目を分けて管理することが重要です。しかし、四半期や半期の際に当初予算との差分が大きい場合、修正予算を策定して予算に沿った実績を管理できるようにすると望ましいです。予算が理想的な経営指標の値になるように、予算を再設定しましょう。 この時、単に到達できそうな予算を再設定するのではなく、伸びや変化を予測して、現実的に達成できる可能性のある予算に修正していきましょう。エクセルをつかった予実管理表の作り方
エクセルで予実管理表を作る手順は以下のとおりです。
- １．縦軸（上図A列）に売上高・各種経費・営業利益などの必要な項目を入力する
- ２．横軸（上図２行目）に予算・実績・差分などの必要な項目を入力する
- ３．各セルに数値・計算式を入力する
部門・プロジェクト・商品ごとに１つのシートを作ります。当月の予実と年度の累計が一画面におさまると見やすいでしょう。また不要な項目は入れず、できるだけシンプルにまとめるのがポイントです。
エクセルによる予算管理の課題点
従来、予算の策定や実績値の把握など、予算管理業務においてエクセルを活用するのが一般的でした。しかし昨今では、予算管理システムを導入する企業が増えています。エクセルで予算管理を行う際に、以下の課題点があげられるためです。
- ■集計作業に手間がかかる
- 予算を集計するのに工数がかかり、リアルタイムでの進捗状況が把握しにくい。
- ■フォーマットの更新作業が煩雑になりがち
- 社内で勘定科目・組織体制・セグメントなどの変更がなされた際には、フォーマットや関数の見直しが必要になる。
- ■誤入力や転記ミスによるデータの見直しが多い
- 多くの関係者が編集するため、入力ミスによる修正工数が増える。
- ■ファイルの管理が煩雑化する
- 各部門におけるバージョン管理や提出状況の進捗確認が大変。
- ■予実差を分析するためのデータ加工に時間がかかる
- 販売システム・会計ソフトなどからデータの出力が必要なため時間と手間がかかる。
エクセルは比較的誰でも使いこなせるほか、多くの企業で導入されているためコストをかけずに予算管理できます。しかし、企業の経理部や総務部の担当者によると、「列や行・関数が勝手に変更されていた」「レイアウトが崩れて戻ってきた」「各部門が実績報告に非協力的で予実分析が進まない」などの声が聞かれます。担当者の負担が大きい点も、改善の必要があるでしょう。
エクセルから予算管理システムへ移行するタイミング
予算管理システムとは、期首の予算計画と期末の実績を把握し、高い精度で分析するためのシステムです。
エクセルでの予算管理は手軽にはじめられる一方で、部門数や管理項目が増えるほど、集計や確認作業に時間がかかりやすくなります。ファイル管理や入力ミスの確認に手間がかかっている場合は、予算管理システムへの移行を検討するタイミングといえるでしょう。
- ■各部門からの予算データ回収に時間がかかっている
- 複数の部門や拠点からエクセルファイルを回収している場合、提出状況の確認や未提出者への催促に手間がかかります。予算管理システムを活用すれば、入力状況を一元管理でき、回収作業の効率化が可能です。
- ■ファイルのバージョン管理が煩雑になっている
- エクセルファイルをメールや共有フォルダでやり取りしていると、最新版がわからなくなったり、誤って古いファイルを更新したりするリスクがあります。予算管理システムでは、データを一元管理できるため、バージョン違いによる混乱を防ぎやすくなります。
- ■入力ミスや転記ミスの確認に工数がかかっている
- 手作業で数値を入力・転記していると、入力ミスや計算式の変更による集計ミスが発生しやすくなります。予算管理システムを導入すれば、入力ルールの統一やデータ連携により、ミスの削減が期待できます。
- ■予実差異の分析に時間がかかっている
- 予算と実績の差異を確認するたびに、各システムからデータを出力して加工している場合、分析までに時間がかかります。予算管理システムなら、予算・実績データをまとめて管理でき、差異の把握や分析をスムーズに行えます。
- ■経営会議で最新の予算状況を把握しにくい
- エクセル運用では、集計が完了するまで最新の予算状況を確認できないことがあります。リアルタイムに近い形で予実状況を把握したい場合は、レポート機能やダッシュボード機能を備えた予算管理システムが有効です。
「自社にはどのような予算管理システムが適しているのかわからない」「エクセル管理から移行すべきか迷っている」という方は、無料診断の活用もおすすめです。
自社の課題や管理体制にあわせて、必要な機能や適したシステムの傾向を把握できます。
無料で今すぐ利用できますので、下のリンクから診断を開始してください。
予算管理システムの導入メリット
予算管理システムは、全社的に予算管理を行い、迅速な経営判断を下すのに役立ちます。予算管理システムの活用には、以下のメリットがあります。
- ●予算集計の効率化ができる
- ●多部門の予算を一か所で集約し管理できる
- ●期中でも予算の再編成が手軽にできる
以下のボタンから、予算管理システムの資料をまとめて請求できます。各製品の機能や特徴、対応範囲を比較し、自社にあうシステム選びに役立ててください。
予算管理システムで効率化できる業務
予算管理システムを活用すると、エクセルで手作業になりがちな業務を効率化できます。特に、複数部門の予算を集約している企業や、月次で予実管理を行っている企業では、集計作業や分析業務の負担軽減が期待できます。
- ■予算データの収集・集約
- 各部門が入力した予算データをシステム上で集約できるため、ファイル回収や転記作業の手間を削減できます。入力状況も確認しやすく、提出漏れや確認漏れの防止にもつながります。
- ■予算と実績の自動集計
- 会計ソフトや販売管理システムなどと連携できる製品であれば、実績データの取り込みや集計を自動化できます。手作業による集計ミスを防ぎ、月次の予実管理をスムーズに進められます。
- ■予実差異の分析
- 予算と実績の差異を自動で可視化できるため、差異が大きい項目や改善が必要な部門を把握しやすくなります。原因分析や改善策の検討に時間を使えるようになり、予算管理の精度向上にもつながります。
- ■レポート作成
- 予実状況や着地見込みをグラフや表で出力できる製品もあります。経営会議や部門会議で使用する資料を作成しやすくなり、報告業務の効率化が可能です。
- ■予算修正・見通し管理
- 四半期や半期のタイミングで予算を見直す場合も、システム上で修正予算や見通しを管理できます。実績を踏まえた予算の再設定がしやすくなり、より現実的な計画管理を行えます。
- ■承認フローの管理
- ワークフロー機能を備えたシステムであれば、予算申請や修正予算の承認状況を可視化できます。誰が確認中なのかを把握しやすくなり、承認漏れや確認遅れを防げます。
予算管理の効率化には、予算管理システムのほか、経営管理システムやERPの導入もおすすめです。以下の記事では予算管理の効率化に適したシステムを比較できます。ぜひ参考にしてください。
システム導入で予算管理を効率化しよう
予算管理は企業が目標を設定し、利益を出すために欠かせません。しかし予算を管理するだけでなく、実績との差分も検証する必要があるため、予実管理を正確に行う必要があります。
エクセルでも運用可能ですが、精度の向上や属人化の解消、迅速な経営判断を可能にするには予算管理システムを導入し全社レベルで予算管理するのがよいでしょう。まずは比較検討のため資料請求をしてみましょう。
