おすすめの電話代行サービス13選を徹底比較！選び方やメリットも解説

電話代行サービスとは

電話代行サービスとは、企業や個人事業主に代わって電話対応を行うサービスです。専門のオペレーターが、問い合わせの受付や予約対応、クレーム対応などを行います。24時間対応や多言語対応のサービスもあり、業種や目的に応じて利用できます。

会社の代表番号やお客様対応窓口として活用されることが多く、特に人手が足りない企業や忙しい事業者にとって、電話業務を任せられる便利なサービスです。

IVRとの違い

電話代行サービスとよく比較されるのが、IVR（自動音声応答システム）です。IVRは、事前に設定した自動音声で案内し、プッシュ操作などで適切な対応へ振り分けを行う仕組みです。それぞれの特徴を比較すると、以下のようになります。

特徴	電話代行サービス	IVR（自動音声応答システム）
問い合わせの内容	顧客ごとに柔軟な対応が可能	2単純な問い合わせ（営業時間・住所案内など）を自動化
クレーム対応	クレームや細かい質問への対応がしやすい	顧客の感情を読み取れないためクレーム対応には不向き
対応力の強み	ビジネスマナーを徹底した応対ができる	24時間365日対応が可能（深夜・休日も自動で応答）
コスト	IVRよりコストが高くなりがち	コストを抑えながら効率的に運用できる

IVRはシステムで効率的に運用できますが、柔軟な対応やクレーム処理には不向きです。対して、電話代行サービスは個別対応に優れますが、IVRよりコストがかかる傾向にあります。そのため、「よくある問い合わせはIVRで対応し、複雑な内容や重要な顧客対応は電話代行サービスにつなぐ」など、組みあわせて運用するのも効果的です。

以下の記事では、IVRの概要やおすすめ製品を紹介しているため、気になる方はぜひ参考にしてください。

電話代行サービスを利用するメリット

電話代行サービスを活用すると、どのようなメリットが得られるのか具体的に解説します。

専門スタッフによる質の高い応対が可能

電話代行サービスでは、ビジネスマナーや電話応対の研修を受けた専門スタッフが対応するため、質の高い応対が可能です。顧客ごとに適切な言葉遣いや対応を行い、企業の信頼性を高める効果も期待できます。

特に、初対面の顧客とのやり取りが多い企業では、第一印象をよくすることが重要です。電話対応の品質を一定に保ちたい場合や、顧客満足度を向上させたい場合に有効なサービスです。

急な欠勤や人手不足の影響を受けない

社内のスタッフが急な欠勤や休暇を取った際、電話対応が滞ると業務に支障をきたすことがあります。電話代行サービスを利用すれば、社内の人手に関係なく、安定した対応が可能です。

特に、小規模企業や繁忙期に対応が追いつかない企業にとっては、業務の効率化につながります。安定した電話対応を確保することで、機会損失を防ぎ、顧客対応の質を維持できるのも大きなメリットです。

クレーム対応や営業電話のフィルタリングが可能

電話代行サービスを活用すると、重要な問い合わせと不要な営業電話を適切に振り分けられます。顧客からのクレーム対応では、冷静かつ丁寧に応対することで、企業の信頼を守る役割を果たします。

また、不要な営業電話を遮断することで、社内の業務効率も向上。対応の優先順位を整理し、本来の業務に集中できる環境を整えられる点も、企業にとって大きな利点です。

電話応対の研修負担とコストを削減

新入社員や担当者への電話応対研修には、時間とコストがかかります。電話代行サービスを導入すれば、社内での研修負担を軽減し、スムーズに高品質な対応を実現できます。

また、専任の電話対応スタッフを雇う必要がなくなるため、人件費の削減も可能です。特に、電話対応の負担が大きい企業では、研修や教育の手間を省きつつ一定の品質を確保できるため、効率的な運用が行えます。

電話代行サービスの選び方

電話代行サービスを選ぶ際には、業務内容に適した対応範囲や応対品質、受電内容の管理方法を考慮することが重要です。以下の３つのポイントを押さえて、最適なシステムを選びましょう。

業務内容にあわせた対応範囲を選ぶ

電話代行サービスには、以下のように業務内容やニーズに応じたさまざまなプランがあります。

• ●一次受付型：電話の取り次ぎや簡単な案内のみを行う。コストを抑えながら利用可能。
• ●詳細対応型：事前に設定した応対マニュアルに沿って代行。より手厚い対応が可能。
• ●24時間対応型：深夜や休日にも対応。夜間や休日の問い合わせが多い業種に最適。

自社の業務に適した対応範囲を選ぶことで、無駄なコストを抑えつつ、必要な電話対応を確保できます。

企業独自の応対マニュアルに対応できるか

企業ごとに対応フローや言葉遣いには違いがあり、それをオペレーターがどこまで再現できるかは重要なポイントです。例えば、カスタマーサポートや医療機関などでは、専門用語を正しく理解し、適切な案内が行えることが求められます。

また、企業のブランドイメージを損なわないよう、敬語やトーンの統一も欠かせません。応対品質を確認するために、事前にトライアルやテストコールを行い、どの程度マニュアル通りに対応できるのかを確かめておくと安心です。

受電内容の記録・報告方法が充実しているか

電話代行サービスを導入すると、社内で直接電話を受ける機会が減るため、どのような問い合わせがあったのかをリアルタイムで把握できる仕組みが重要になります。例えば、通話内容の要約をメールや専用管理システムで確認できるサービスや、チャットツールと連携して即時通知される機能があると便利です。

また、対応履歴を蓄積し、顧客対応の改善に活かせるサービスもあります。記録・報告の精度が高いほど、社内の意思決定や顧客対応の向上につながります。そのため、サービスを選ぶ際には、どのような形で受電情報を共有できるのかを確認することが大切です。

電話代行サービスの比較ポイント

電話代行サービスを選ぶ際は、複数のサービスを比較し、自社の目的にあったものを見極めることが大切です。特に、業務品質・費用・対応時間帯を確認しておくと、導入後のミスマッチを防げます。

代行業務の品質

電話代行の品質は、オペレーターの対応力や研修体制によって大きく異なります。対応マニュアルを柔軟にカスタマイズできるか、専門知識が必要な内容にも対応できるかを確認しましょう。トライアルやテストコールを活用して、実際の応対品質を事前に確かめておくと安心です。

サービスの費用

電話代行サービスの料金体系は、月額固定型や従量課金型などさまざまです。基本料金に加え、通話時間・受電件数・報告方法などによって追加費用が発生する場合もあります。料金だけでなく、対応範囲や品質とのバランスを考え、コストパフォーマンスの高いサービスを選ぶことが重要です。

対応可能な時間帯

対応可能な時間帯も、サービスによって大きく異なります。平日日中のみ対応するプランもあれば、夜間や休日、24時間対応のプランもあります。自社の営業時間外に問い合わせが多い場合は、24時間対応や夜間・休日対応の有無を事前に確認しましょう。

おすすめの電話代行サービスを比較

ここでは、多種多様な電話代行サービスを紹介します。自社のニーズに最適な電話代行サービス選びにお役立てください。

電話代行サービス

電話代行サービス株式会社が提供する「電話代行サービス」は、業界初のオーダーメイド型を採用しています。秘書代行・電話秘書、夜間休日対応、コールセンター代行など幅広いプランを用意し、企業のニーズにあわせた柔軟な対応が特徴です。また、はじめての導入でも安心できる充実したサポート体制が整っています。

参考価格：月額7,000円～

CUBE

株式会社大阪エル・シー・センターが提供する「CUBE」は、継続率99.2%を誇る高品質な電話代行サービスです。月額10,000円から利用可能なシンプルプランや、月額25,000円のスタンダードプランなど、多彩なプランを用意。全プランでクレーム対応や応答後転送サービスに対応し、メール報告だけでなく、ChatworkやLINE、Slackなどのチャットツールでの報告も可能です。

参考価格：月額10,000円～

e秘書

株式会社ベルシステム24が提供する「e秘書」は、35年以上の実績をもつ電話代行・秘書代行サービスです。研修を受けたプロのオペレーターが電話対応し、受電内容を即時メールで報告。情報ヒアリングやQ&A対応が可能なメッセージコースなど、業務に応じたプランを選択可能です。24時間365日対応や多言語対応オプションも提供され、ビジネスの効率化を支援します。

参考価格：月額10,000円～

インターコード

株式会社インターコードが提供する「インターコード」は、創業42年の実績をもつ電話代行サービスです。5,000社以上の導入実績があり、業種や企業ごとの細かな要望に応じたオーダーメイド型サービスを提供しています。独自の研修とマニュアルにより、質の高い電話応対を維持し、最短２営業日でのスピード導入が可能です。

参考価格：月額2,900円～

渋谷オフィス

渋谷オフィスJyovial, co,ltd.が提供する「渋谷オフィス」は、月額3,000円からの低コストで利用できる電話代行サービスです。スタートプランを含む、全プランで通話録音サービスや通話接続サービスを完備し、チャットツールでの報告にも対応しています。さらに、10日間の無料トライアルや30日間の返金保証制度もあり、安心してサービスを導入できます。

参考価格：月額3,000円～

MKサービス

株式会社ケイズプランニングが提供する「MKサービス」は、月額3,180円（税込み）から利用可能な低価格の電話代行・秘書代行サービスです。基本料金に加え、必要に応じたオプションをリーズナブルな価格で提供。申し込みから最短１～２時間で利用開始が可能で、スピーディーな導入が魅力です。また、10日間の無料お試し制度も用意されています。

参考価格：月額3,180円（税込み）～

あんしん電話当番サービス

株式会社TMJが提供する「あんしん電話当番サービス」は、24時間365日対応の電話代行サービスです。受電内容は、メールや電話など希望の方法で即時報告されます。月に数件の入電から対応可能で、入電数が少ない窓口にも適しています。平日日中パックや、平日夜間・土日24時間パックなどがあり、企業のニーズにあわせて柔軟に選択できます。

参考価格：月額30,000円～

秘書センター

秘書センター株式会社が提供する「秘書センター」は、自社開発のコールセンターシステムを活用し、有人・無人の対応を組み合わせた電話代行システムです。プライバシーマークを取得し、情報管理体制も強固です。多彩なオプションで柔軟なカスタマイズが可能なため、留守になりがちな事務所でもビジネスチャンスを逃しません。

参考価格：月額30,000円～

まとめ

電話代行サービスを活用すれば、社内の負担を軽減し、顧客対応の質を向上できます。特に、24時間対応や多様な報告方法、業種に応じたカスタマイズ対応が可能なサービスを選ぶことで、業務の効率化が実現します。

導入の失敗を防ぐためには、無料トライアルや返金保証を活用し、実際の使い勝手を試してみるのがおすすめです。ぜひこの記事を参考に、自社に最適な電話代行サービスを見つけてください。