クラウド型文書管理システムを比較！選び方・メリット・費用も紹介

クラウド型文書管理システムの選び方

クラウド型文書管理システムを選ぶには、導入目的と解決したい課題を明確にすることが重要です。例えば、検索性を高めたいのか、契約書管理を効率化したいのかによっても最適な製品は異なります。目的が定まったら、機能・セキュリティ・サポート体制を比較して選びましょう。選定時に確認すべきポイントを紹介します。

機能性

クラウド型文書管理システムを選ぶ際は、自社の業務課題や目的に応じて必要な機能を見極めることが大切です。

例えばペーパーレス化を進めたい場合は、複合機との連携やOCR機能が役立ちます。また、管理文書が多い企業では、全文検索やあいまい検索、タグ検索など、検索機能が充実した製品を選ぶと効率的です。不要な機能が多すぎると操作が煩雑になるため、本当に必要な機能に絞って選びましょう。

セキュリティレベル

自社の文書管理・情報管理の目的にあったセキュリティレベルを設定できるか、セキュリティの強度、権限設定の範囲や内容についても確認が必要です。

例えば、非正規社員を雇用している会社が、クラウド上で非正規社員向けのマニュアルを公開するとします。並行して正社員向けの機密情報も同じクラウドサービスで管理する場合、セキュリティで閲覧制限をかける必要があります。文書管理システムを利用することでアクセス権が付与されている正社員のみが閲覧できる、非正規社員は閲覧できないといったように閲覧可否を分けることができ、セキュアな状態で文書保管が可能です。

セキュリティレベルが高いほど、情報保護の安心度は高まります。しかし高すぎると逆に利便性が悪くなる場合もあるため、セキュリティレベルは適切に設定する必要があるでしょう。

サポート体制

クラウド型文書管理システムは、データ管理の手間やコストを削減できる一方、自社内での保管と違い、柔軟な対応が難しくなるデメリットもあります。データを預けるクラウドサービス業者が信頼できるかどうかに加え、サポート体制は十分か、夜間や休日の対応可否についても確認しましょう。

また、自社の業務に適したデータ運用が可能かどうかも考慮する必要があります。例えば、自社は夜間や休日も営業しているにもかかわらず、クラウドサービス業者のサポートデスク対応時間が、平日の昼間のみというケースもあります。対応時間外にトラブルが生じないとは限りません。提供されるクラウドサービスと自社の業務がマッチするかを判断しましょう。

無料で使える製品はある？費用を抑えて導入する方法

「文書管理システムを導入したいが、できるだけ費用は抑えたい」という企業も多いのではないでしょうか。無料で使える製品も存在しますが、それぞれ特徴や注意点があるため、自社にあった方法を見極めることが重要です。

ここでは、費用を抑えて導入できる代表的な方法として「オープンソース型製品」と「無料プラン対応製品」の２つを紹介します。

オープンソース型製品を活用する

オープンソースとは、システムのソースコードが一般的に公開され、独自に改良や再配布が許可されているシステムのことです。無料で公開されている場合が多く、導入コストを削減できます。

ただし、構築や運用には専門知識が必要な場合が多く、保守・管理も自社対応になるため、長期的な手間やリスクも考慮する必要があります。

無料プランを活用する

文書管理システムのなかには、月額料金が無料の製品があります。利用人数や機能が限られるものの、０円で利用できるのでコストをかけたくない場合に有効でしょう。

ただし、利用規模に見合っていない場合はプラン変更を余儀なくされるので、事前に利用人数や使用するデータ容量を確認しておくことが大切です。有料プランに移行する際は、データをそのまま移行できるのかベンダーに問い合わせておくと安心です。

クラウド型文書管理システムのタイプ別分類

クラウド型文書管理システムには、大きく分けて以下の４つのタイプがあります。

• ●文書の作成・検索・共有を効率化する「スタンダードタイプ」
• ●申請や承認作業も効率化する「ワークフロー対応タイプ」
• ●社外とも安全に情報共有できる「外部共有対応タイプ」
• ●無料プランから導入できる「フリープラン提供タイプ」

それぞれのタイプについて詳しく解説します。

スタンダードタイプ（文書の作成・検索・共有を効率化）

社内文書の保管や文書検索、文書作成や共有を効率化できる基本的な機能を搭載したクラウド型文書管理システムです。いわゆる定番製品のほか、社内wikiの作成などに役立てられる製品もあります。紙文書を電子文書化したい場合や、社内向けに作成された文書全般の管理に活用したい場合におすすめです。

▶おすすめのクラウド型文書管理システム【スタンダード（作成/検索/共有）】はこちら！

ワークフロー対応タイプ（申請や承認作業も効率化）

文書管理システムの基本的な機能に加え、ワークフロー機能を搭載したクラウド型文書管理システムです。システム上で文書の申請・承認などが行えるため、煩雑になりがちな契約書や稟議書の管理・運用をシームレスにしたい企業に最適なタイプです。

▶おすすめのクラウド型文書管理システム【ワークフロー対応（申請/承認）】はこちら！

外部共有対応タイプ（社外との文書共有にも活用可能）

取引先など、社外の関係者と安全に文書共有をしたい場合におすすめのクラウド型文書管理システムです。情報漏えいのリスクを最小限に抑えるためにも、共有形式やセキュリティ対策は念入りにチェックしましょう。無料トライアルが利用できる場合、社外の人でもわかりやすい操作性かもあわせて確認しておくと安心です。

▶おすすめのクラウド型文書管理システム【社外共有対応】はこちら！

フリープラン提供タイプ（無料で利用可能）

クラウド型文書管理システムの導入でコストをかけたくない場合や、まずは無料プランがある製品を試してから本格的な導入を検討したい場合におすすめです。無料プランを利用する際は、自社にあった機能があるかやセキュリティ対策が十分かを確認してから導入するとよいでしょう。

▶おすすめのクラウド型文書管理システム【無料プラン提供】はこちら！

【比較表】クラウド型文書管理システム

「どのようなクラウド製品があるのか把握したい」「文書管理システムのどこを比較したらいいのかわからない」という方は、こちらの比較表をご覧ください。おすすめのクラウド型文書管理システムを、資料請求数が多い順に紹介しています。

比較表で気になる製品が見つかった方は、以下のボタンから一括資料請求（無料）をご利用ください。製品導入を先送りにすればするほど、社内のムダや工数は大きくなります。製品資料を読み、対策の一歩を踏み出しましょう。

▶おすすめのクラウド型文書管理システム【スタンダード（作成/検索/共有）】

社内文書の保管・検索・共有など、基本的な文書管理を効率化したい企業におすすめのクラウド文書管理システムを紹介します。

▶おすすめのクラウド型文書管理システム【ワークフロー対応（申請/承認）】

契約書や稟議書の審査・承認フローをシステム化し、業務の標準化・属人化防止を図りたい企業に適したクラウド文書管理システムです。

▶おすすめのクラウド型文書管理システム【社外共有対応】

社外との文書共有を安全に行いたい企業に最適。取引先とのやり取りをスムーズにするクラウド文書管理システムを紹介します。

▶おすすめのクラウド型文書管理システム【無料プラン提供】

コストを抑えて運用をスタートしたい中小企業やチームにも最適。無料プランを提供するクラウド文書管理システムを紹介します。

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クラウド型文書管理システムのメリット

文書管理システムとは、資料や申請書などの文書・書類を一元管理し、全文検索やサムネイル表示によって検索性を高め、更新や廃棄なども行えるシステムです。クラウド型の文書管理システムを導入すれば、以下のようなメリットが得られ、より便利に活用できます。

■文書の共有・バージョン管理がしやすい

文書はクラウド上で管理されるため場所を問わず必要な情報にアクセス可能。スマホやタブレット対応の場合、外出先でも文書の編集や共有ができる。契約書のように更新が必要な文書は、リアルタイムで変更が反映され、変更履歴が残るためバージョン・世代管理がしやすい。

■セキュリティ対策がされている

クラウド型のセキュリティが問題視された頃もあるが、最近ではどの製品もIPアドレス制限やアクセス制限などが施されている。第三者は文書にアクセスできず、改ざんや流出を防止する対策が取られている。

■オンプレミス型より導入コストを抑えられる

クラウド型はオンプレミス型と違いサーバの設置が不要。データ容量を増やしたい場合にも料金プランの変更で対応できるため、メンテナンスにかかる工数が少ない。

クラウド型文書管理システムのデメリット

クラウド型はインターネット環境に依存するため、通信障害時に文書へアクセスできなくなるリスクがあります。また、社内のセキュリティポリシーによりクラウド利用が制限されている企業や、独自仕様でシステムを構築したい場合には、クラウド型では対応が難しいこともあります。そういった場合には、オンプレミス型の文書管理システムを検討するのも一案です。

以下のページでは、オンプレミス対応製品を含め、より多くの文書管理システムを紹介しています。クラウド型だけでなく幅広い選択肢を検討したい方は、ぜひ参考にしてください。

まとめ

クラウド型文書管理システムは、オンプレミス型に比べて初期コストを抑えながら、バージョン管理や更新作業をリアルタイムで行えるのが特徴です。小規模から始めたい企業には、無料プランを用意した製品の活用もおすすめです。

まずは気になる製品を比較して、自社にあいそうなものがあれば、無料トライアルや資料請求で詳しく確認してみましょう。導入前に使用感や機能をチェックできるのは大きなメリットです。以下のバナーやボタンからも資料請求（無料）が可能です。