求人媒体と連携できる採用管理・選考管理システムの選び方
複数の求人媒体を利用している企業では、応募情報を手作業で転記する負担が大きくなりがちです。求人媒体との連携範囲を確認し、自社が利用する媒体に対応しているかを見極めましょう。
求人媒体連携が必要になる背景
求人媒体ごとに応募者情報の項目や管理画面が異なるため、複数媒体を併用すると情報が分散しやすくなります。応募者情報を一つずつ転記する運用では、入力ミスや対応の遅れが起こる場合があります。
採用管理・選考管理システムが主要な求人媒体と連携していれば、応募情報を自動で取り込み、一つの画面で選考状況を管理しやすくなります。連携対象の媒体は製品ごとに異なるため、自社が利用している媒体との連携実績を事前に確認しましょう。
連携時に確認したいポイント
求人媒体との連携があると案内されていても、取り込める項目の範囲や更新頻度は製品によって差があります。応募者の基本情報のみ連携され、詳細な設問回答は別途確認が必要になるケースもあります。
連携設定に専門知識が必要な場合は、導入時にベンダーのサポートを受けられるかどうかも確認しておきましょう。連携がうまくいかない場合の原因は、システム側の設定だけでなく求人媒体側の仕様変更が影響することもあるため、両面から状況を確認する体制を整えておくと安心です。連携エラーが起きた際に管理画面へ通知される仕組みがあるかどうかも、運用開始後のトラブル対応を考えるうえで確認しておきたい項目です。
カレンダーとの連携で日程調整を効率化する
面接の日程調整は、面接官のスケジュールと応募者の希望日時を突き合わせる必要があり、手間がかかりやすい業務です。カレンダーとの連携機能があるかどうかで、調整にかかる時間は大きく変わります。
カレンダー連携で解消できる業務
採用管理・選考管理システムがカレンダーと連携していれば、面接官の空き時間を自動で反映し、候補日程を提示しやすくなります。手動でスケジュールを確認しあう手間を減らせる可能性があります。
ただし、連携できるカレンダーサービスの種類や、予定の同期タイミングは製品によって異なります。社内で利用しているカレンダーサービスと連携できるかどうかを、導入前に確認しておく必要があります。
連携設定時の注意点
カレンダー連携を設定する際は、面接官ごとに予定を公開する範囲を適切に設定する必要があります。個人の予定まで意図せず共有されないよう、権限設定を確認しておきましょう。
連携が正常に機能しているかどうかは、定期的に確認する運用ルールを設けておくと安心です。同期エラーが発生した際に通知される仕組みがあるかどうかも、選定時にあわせて確認しておきたい項目です。
勤怠・労務管理システムとの連携
内定者が入社した後、勤怠管理や労務管理システムへ情報を引き継ぐ場面では、採用管理・選考管理システムとの連携があると転記作業を減らせる場合があります。入社後の手続きを見据えた連携性を確認しましょう。
入社後のデータ連携が必要になる場面
内定者の氏名や住所、緊急連絡先などの基本情報を、採用管理・選考管理システムから勤怠・労務管理システムへ手動で再入力する運用では、二重入力の手間や転記ミスが起こる場合があります。
連携機能があれば、入社が確定した時点で必要な情報を労務管理システムへ引き継ぎやすくなります。連携できる項目の範囲や、情報を引き継ぐタイミングを事前に確認しておくと、入社手続きの準備がしやすくなります。
連携範囲を確認する視点
勤怠・労務管理システムとの連携は、対応しているシステムの種類が製品によって限られる場合があります。自社が利用している労務管理システムと連携実績があるかどうかを、具体的に確認しましょう。
連携が難しい場合でも、CSVでのデータ出力に対応していれば、手作業の負担を一定程度減らせる可能性があります。連携の有無だけでなく、代替手段が用意されているかもあわせて確認しておくとよいでしょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で採用管理・選考管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
SlackやTeamsとの連携で情報共有を効率化する
選考状況の共有を社内のチャットツールで行いたい場合、採用管理・選考管理システムがSlackやTeamsと連携できるかどうかで、通知の伝わりやすさが変わります。連携範囲や通知設定を確認しておきましょう。
チャットツール連携が役立つ場面
面接官への日程連絡や選考結果の共有をメールで行う運用では、確認が遅れる場合があります。SlackやTeamsと連携していれば、普段利用しているチャットツールに通知を届けられる可能性があります。
ただし、連携できる通知の種類は製品によって異なり、日程確定の通知のみ対応している場合や、選考ステータスの変更まで幅広く通知できる場合があります。自社が必要とする通知範囲にあうかを確認しましょう。
通知設定の考え方
通知を細かく設定しすぎると、重要な連絡が埋もれてしまう場合があります。担当者ごとに必要な通知の種類を整理し、過不足のない設定にすることが重要です。通知チャネルを複数に分散させすぎると、かえって確認漏れが増える場合もあるため、原則として通知先を一本化しておくとよいでしょう。
チャットツールとの連携設定は、情報システム部門の協力が必要になる場合もあります。導入前に社内の運用ルールと照らしあわせ、通知の範囲や権限設定を確認しておくと、運用開始後の混乱を防ぎやすくなります。
適性検査ツールとの連携
選考の判断材料として適性検査を利用する企業では、採用管理・選考管理システムと適性検査ツールを連携できるかどうかが、評価の一元管理に影響します。連携可否を事前に確認しておきましょう。
適性検査データを一元管理するメリット
適性検査の結果を別のシステムで確認し、採用管理・選考管理システムへ手動で転記する運用では、確認の手間が増える場合があります。連携があれば、応募者ごとの評価情報を一つの画面で確認しやすくなります。
ただし、連携できる適性検査ツールの種類は製品によって限られます。自社が利用している、または利用を検討している適性検査ツールとの連携実績を確認したうえで選定を進めましょう。連携実績がない場合でも、検査結果のCSV出力に対応していれば、取り込み作業の手間を一定程度減らせる場合があります。
連携可否を確認する方法
連携可否は公式サイトに明記されていない場合もあるため、資料請求や問い合わせの際に具体的なツール名を挙げて確認することが実行可能な方法です。連携がない場合の代替手段も確認しておくと安心です。
適性検査の結果データをどこまで自動で反映できるか、手動での確認作業がどの程度残るかについても、導入前に把握しておくと運用開始後の負担を見積もりやすくなります。
API連携のしやすさを見極める視点
自社で利用する複数のシステムと柔軟に連携させたい場合、採用管理・選考管理システムがAPI連携にどこまで対応しているかを確認することが重要です。API連携のしやすさは、開発体制や仕様公開の状況によって変わります。
API連携のしやすさが業務効率に与える影響
API連携が整っている製品では、社内で利用する複数のシステム間でデータを自動的にやり取りできる場合があります。個別にシステムを開発する体制がある企業にとっては、連携の自由度が業務効率に影響します。
一方で、API連携の仕様が複雑な場合や、情報システム部門の関与が必要な場合は、連携設定に一定の準備期間がかかることもあります。自社の開発リソースにあわせて、必要な連携範囲を整理しておきましょう。
連携のしやすさを確認する具体的な方法
API連携のしやすさを判断する際は、APIの仕様書が公開されているか、認証方式がどのようになっているかを確認しましょう。開発を外部に依頼する場合は、対応可能なベンダーがいるかもあわせて確認しておくと安心です。
API連携にはデータ上限や呼び出し回数の制限が設けられている場合もあります。想定する連携頻度がその制限内に収まるかどうかも、事前に確認しておきたい項目です。連携先のシステムが仕様変更した際に、どちらが対応を担うのかをあらかじめ取り決めておくと、運用開始後の責任分界が明確になります。
求人媒体や労務管理と連携できる製品
求人媒体からの応募情報の取り込みや、入社後の労務管理システムへの引き継ぎ、社内データベースとの連携までを見据えて比較したい場合に候補となる採用管理システムを紹介します。
SmartHR
- 履歴書や面接評価などの選考過程を一元管理
- 採用決定から入社手続きの流れもスムーズに
- 選考時の評価データを、入社後の配置や育成に活用可能
株式会社SmartHRが提供する「SmartHR」は、入社手続きや労務管理を軸としたクラウドシステムで、採用管理の機能もあわせて利用できます。内定者情報を入社手続き機能へそのまま引き継げるため、採用管理・選考管理システムから勤怠・労務管理システムへの二重入力を減らしたい企業に向いています。人事情報を一元的に管理できる点も特徴です。
JobSuite CAREER
- 【機能美を追求】教育コスト抑え、現場ですぐに使いこなせる設計
- 【シンプルなUI】必要な情報にすぐアクセス、業務の負担を軽減
- 【採用プロセスの多角的分析】採用活動の改善ポイントを可視化
株式会社ＮＳＤデジタルソリューションズが提供する「JobSuite CAREER」は、求人媒体からの応募者情報の取り込みや、適性検査ツールとの連携に対応した採用管理システムです。選考ステータスや評価コメントを一元管理できるほか、複数の求人媒体を併用する企業でも、応募情報を一つの画面で確認しやすい設計になっています。
カオナビ採用
- 紙・PDF・エクセルなどに散らばった候補者データを一元化
- データへのアクセス権限を細かく設定でき、安全な情報共有が実現
- 募集ポジションごとに進捗を管理でき、現場連携がスムーズ
株式会社カオナビが提供する「カオナビ採用」は、人材データベース「カオナビ」と連携できる採用管理システムです。選考中の応募者情報を入社後の人材データベースへそのまま引き継げるため、採用から配属後の人材管理までを見据えた連携を重視する企業に向いています。選考状況の一元管理や日程調整の機能も備えています。
トレマッセCLOUD （株式会社採用戦略研究所）
- 医師監修の適性検査で貴社に合った人材を見抜く。
- Indeed広告運用で効果を最大化。
- AWSクラウドサービスで高速・高セキュリティ。
ツナググ （エムクア合同会社）
- 月5回まで無料、会員登録不要で利用可能。
- 配信されたプレスリリースはSNSアカウントから自動配信。
- AI活用！多彩なオプションパック
まとめ
採用管理・選考管理システムの連携性は、求人媒体やカレンダー、勤怠・労務管理システム、SlackやTeams、適性検査ツール、API連携など多岐にわたります。自社が利用しているシステムとの連携実績を具体的に確認し、業務効率の向上につながる製品選びの参考にしてください。
