とにかくシンプルな採用管理・選考管理システムを見極める視点
機能が多い製品ほど高機能に見えますが、使わない機能が多いと画面が複雑になり、かえって操作しづらくなる場合があります。自社の運用に必要な機能を絞り込んだうえで製品を比較しましょう。
シンプルな設計が求められる背景
採用担当者が少人数の企業や、選考フローがシンプルな企業では、多機能な製品を導入しても使わない機能が多くなる場合があります。使わない機能が画面に並んでいると、必要な操作を探す時間が増えることもあります。
自社に必要な機能を洗い出したうえで、それを過不足なく備えている製品を選ぶことが、シンプルな運用につながります。導入前に自社の選考フローや管理項目を整理し、比較の基準にしておくとよいでしょう。機能を絞り込んだシンプルな製品であっても、将来的に採用人数が増えた際に機能を追加できるかどうかは、あわせて確認しておくと安心です。
機能の絞り込み方を確認する
製品によっては、基本プランと上位プランで利用できる機能が分かれている場合があります。まずは基本プランで必要な機能が揃っているかを確認し、不足があれば上位プランの検討に進む流れが実行可能な進め方です。
機能を絞り込む際は、現在の運用で本当に必要な項目と、あれば便利だが必須ではない項目を分けて整理しましょう。この整理を怠ると、使わない機能のために操作が複雑な製品を選んでしまう場合があります。担当者複数人で候補製品を試し、それぞれの意見をすり合わせてから決定すると、導入後の認識のずれを防ぎやすくなります。
操作が簡単なシステムを選ぶポイント
操作のわかりやすさは、画面デザインやメニュー構成によって大きく変わります。実際の画面を確認しながら、直感的に操作できるかどうかを見極めましょう。
操作性を左右する画面設計
選考ステータスの変更や応募者情報の閲覧など、日常的によく使う操作が少ないクリック数で完了するかどうかは、操作性を左右する要素のひとつです。メニューの階層が深い製品では、目的の画面にたどり着くまでに時間がかかる場合があります。
画面のレイアウトが直感的にわかりやすいかどうかは、実際に触ってみないと判断しづらい部分です。デモ画面や体験版を利用できる場合は、実際の操作感を確認したうえで比較検討することをおすすめします。スマートフォンやタブレットからの操作に対応しているかどうかも、外出先で選考状況を確認する担当者にとっては確認しておきたい点です。
実際の使用感を確認する方法
資料やカタログだけでは、実際の操作感まで把握しきれない場合があります。無料トライアルやデモンストレーションを提供している製品であれば、実際に選考ステータスを更新する操作などを試してみましょう。
あわせて、複数人で利用する場合は、担当者ごとに権限を分けて操作できるかも確認しておくと安心です。実際に利用する担当者の意見を聞きながら比較すると、導入後のミスマッチを防ぎやすくなります。トライアル期間中は、実際の応募者データに近い形式でテスト入力を行い、日々の運用を想定した確認を行うとよいでしょう。
初心者でも使いやすい採用管理・選考管理システムの条件
採用担当になったばかりの担当者や、システム操作に不慣れな担当者がいる企業では、初心者への配慮がある製品を選ぶことが重要です。マニュアルの充実度やサポート体制も比較の対象になります。
初心者がつまずきやすい操作
選考ステータスの更新ルールや、応募者への一斉連絡の設定方法など、初めて操作する際に迷いやすいポイントは複数あります。用語がIT専門的すぎる画面では、初心者ほど操作に時間がかかる場合があります。
操作画面にヒント表示やガイド機能が用意されている製品であれば、初めて利用する担当者でも迷わず操作しやすくなります。導入前に画面のわかりやすさを、実際にシステムを操作する担当者の目線で確認しておきましょう。用語の説明が画面上に表示される機能があれば、専門用語に不慣れな担当者でも操作しながら理解を深めやすくなります。
サポート体制を確認する視点
初心者への配慮としては、操作マニュアルの充実度に加え、問い合わせ窓口の対応内容を確認しておくことが重要です。マニュアル閲覧のみ対応なのか、電話やチャットでの操作相談まで対応しているのかは製品によって異なります。
初期導入時に操作説明会や設定支援を受けられる製品もあります。どこまでの支援が含まれるかは製品ごとに異なるため、契約前に具体的なサポート内容を確認しておくとよいでしょう。操作に不安がある担当者向けに、定期的な勉強会や動画マニュアルを用意している製品もあり、運用開始後の学習機会として活用できます。こうした学習機会の有無は、契約前の説明資料だけでなく、営業担当者への質問を通じて確認しておくとよいでしょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で採用管理・選考管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
サポートが手厚い製品を見極める
「サポートが手厚い」という表現は製品によって指す範囲が異なります。問い合わせ方法や対応時間、初期設定の支援範囲を具体的に確認し、自社の運用に必要なサポートが含まれているかを見極めましょう。
サポートの範囲を確認する
サポートには、マニュアルの閲覧、問い合わせ窓口への相談、初期設定の案内、設定作業の代行など、複数の段階があります。「サポートが手厚い」と案内されていても、含まれる内容は製品によって異なります。
自社が求めるサポートの範囲を明確にしたうえで、契約前にどの段階まで対応してもらえるかを確認しましょう。設定作業の代行を希望する場合は、別途費用が発生するかどうかもあわせて確認しておくと安心です。プランによってサポート範囲が変わる製品もあるため、必要な支援が標準プランに含まれているかも見落とさず確認しておきましょう。契約後にサポート内容を追加できるオプションが用意されている製品もあるため、あわせて確認しておくと運用の幅が広がります。
問い合わせ方法や対応時間の確認
問い合わせ方法が電話のみか、チャットやメールにも対応しているかによって、相談のしやすさは変わります。対応時間が平日日中に限られる製品もあるため、自社の運用時間にあうかどうかを確認しておきましょう。
問い合わせへの回答スピードについても、導入前に目安を確認しておくと安心です。トラブル発生時にどの程度の時間で対応してもらえるかは、実際の運用を左右する重要な確認項目です。選考の繁忙期に問い合わせが集中しやすいことをふまえ、対応の混み具合についても事前に確認しておくとよいでしょう。過去の利用企業からの評判や口コミも、対応品質を判断する材料のひとつになります。
初期設定が簡単な製品の特徴
導入直後の初期設定は、その後の運用のしやすさに直結します。設定項目の多さやテンプレートの有無によって、初期設定にかかる時間は大きく変わります。
初期設定でつまずきやすいポイント
選考フローや評価項目、通知設定など、初期設定で決める項目は多岐にわたります。設定項目が細かすぎる製品では、運用開始までに時間がかかる場合があります。
あらかじめ用意されたテンプレートを利用できる製品であれば、初期設定の負担を減らせる可能性があります。自社の選考フローに近いテンプレートが用意されているかどうかも、比較の際に確認しておきましょう。設定項目を後から変更できる柔軟性があるかどうかも、運用を始めてから調整する場面を想定すると確認しておきたい点です。
スムーズに始めるための準備
初期設定をスムーズに進めるためには、事前に自社の選考フローや評価基準を整理しておくことが重要です。設定を進めながら方針を決めると、手戻りが発生する場合があります。関係部署とあらかじめ選考フローの認識をすり合わせておくと、設定作業の途中で仕様変更が発生する事態を防ぎやすくなります。
導入時に設定支援を受けられる製品であれば、初期設定の相談をしながら進められます。設定完了までの目安期間をベンダーに確認し、運用開始日から逆算してスケジュールを組んでおくとよいでしょう。新卒採用など運用開始時期が決まっている場合は、余裕を持ったスケジュールで初期設定を進めることをおすすめします。関係者へのお知らせや操作説明の日程もあわせて組み込んでおくと安心です。
初心者でも使いやすい採用管理システム
操作のわかりやすさや初期設定のしやすさ、サポート体制を重視して比較したい場合に候補となる製品を紹介します。実際の画面や対応範囲は各社の資料やデモで確認してみてください。
採用一括かんりくん
- ルーティン業務70%削減！ 日程調整やメール送信を自動化
- LINE連携で開封率アップ・リッチメニューで歩留まりを劇的改善
- 新卒/中途もこれ1つ！ 継続率98.8%が照明する使いやすさと機能性
HRクラウド株式会社が提供する「採用一括かんりくん」は、求人媒体からの応募情報や選考ステータスをひとつの画面で管理できる採用管理システムです。シンプルな画面構成で必要な操作にたどり着きやすく、採用担当者が少人数の企業でも運用しやすい設計になっています。初期設定時のサポート体制も用意されています。
Liny HR
- LINEですべて完結！選考移行率・内定承諾率の向上を実現
- 定期的なコンテンツ配信と個別対応により内定辞退を防止
- 説明会や面接の日程調整を完全に自動化！コア業務に注力可能
株式会社アローリンクが提供する「Liny HR」は、LINEを活用して応募者とのやり取りができる採用管理システムです。応募者が普段使い慣れたLINE上でメッセージのやり取りや日程調整を行えるため、担当者・応募者双方にとって操作の負担が少ない点が特徴です。選考ステータスの管理もあわせて行えます。
ジョブカン採用管理
- 募集から内定までこれ一つ。簡単高機能な採用管理システム
- あらゆる経路からの応募者の情報を取り込み、一括管理！
- 媒体別・面接官別など求人効果の分析・レポート作成も可能！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン採用管理」は、シンプルな画面構成で選考状況を一元管理できる採用管理システムです。求人媒体からの応募情報の取り込みや面接日程の調整など、日常的によく使う操作を少ない手順で行える設計になっており、システム操作に不慣れな担当者でも扱いやすい製品です。
engage （エン株式会社）
- 求人掲載、採用ページ作成、応募者管理が0円
- チケット制で無駄なく活用可能
- 最大20の求人サイトへ一括掲載し応募数増加
トレマッセCLOUD （株式会社採用戦略研究所）
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- AWSクラウドサービスで高速・高セキュリティ。
まとめ
採用管理・選考管理システムの使いやすさは、機能のシンプルさや操作性、初心者への配慮、サポート体制、初期設定のしやすさなど複数の観点から判断できます。実際の画面や対応内容を確認したうえで、自社の運用にあう製品選びの参考にしてください。
