MAJOR FLOW 経費精算/支払依頼の導入事例【株式会社イズミ 様】

従来から進めてきた業務改革、DXの取り組みをさらに加速させ、経費精算にメスを入れたのが2020年頃。それ以前、旅費交通費、特に出張旅費についてはExcelや紙ベースで申請・承認を行っており、システム導入による効率化やペーパレス化に乗り出しました。 その際、同社が新しい経費精算システムとして選んだのが、『MAJOR FLOW 経費精算/支払依頼』でした。 さらに同社では、2022年1月の改正電子帳簿保存法への対応にあたり、『MAJOR FLOW 証憑保管』の導入を決定しました。 経費精算でMAJOR FLOWの良さを実感したことによる、納得の拡張です。 一連のプロジェクトをけん引したのは、執行役員・DX本部長の岡本圭史氏、DX本部担当マネ―ジャー・大庭星子氏です。 製品選定の決め手や導入効果について、詳しくお話を伺いました。

「間違いを起こさない」ためにシステムがある

従来の出張旅費精算の手順には、「承認に手間や時間がかかる」「状況が不可視化されている」「会計システムへの入力業務が発生する」といった、紙ベースの申請・承認につきものの問題がありました。 （1）エクセルの申請書に記入して印刷する （2）印刷したものを見ながら既存の会計システムに入力して、精算書を印刷する （3）申請書と精算書に領収書を添付して承認者へ回覧する （4）承認後は経理担当者へ提出する
 （5）経理担当者が書類を確認後、既存の会計システムにて確定処理を行う 「出張が多い上、日当の種類も様々で、当社独自のルールが多数ありました。Excelベースの申請書は自由度が高く、部署ごとに項目を書き加えるなど柔軟に利用できましたが、一方で複雑化を招き、 入力ミスのチェックだけでも、かなりの手間がかかっていました」（大庭氏） 例えば、独自の入力項目には次のようなものがありました。 ・目的地だけでなく、出発地も記入（距離に応じて日当を支給） ・社員食堂／店舗／外部など、どこで昼食を取ったのかを記入（食事場所に応じた補助金の支給） ・車の場合は、社用車／私有車のいずれかを記入（燃料費の補助） ・新幹線や飛行機など、移動手段を事前に申請（予算管理） 『MAJOR FLOW 経費精算/支払依頼』が選ばれたのは、このような独自ニーズに細やかに対応できる点が評価されてのことでした。 多拠点・大規模な小売業の現場において、画一的なシステムに働き方を合わせるというのは現実的ではありません。 柔軟な設定が可能であることを前提に考えると、MAJOR FLOWにはやはり優位性がありました。 「システム選びに関しては、細かく複雑な制御が行えることが重要でした」（岡本氏） 「標準機能で独自の旅費規定に合わせた自動チェック機能などを盛り込むことができました。 MAJOR FLOWなら任意項目のパーツを自分で申請書に配置できるので、大掛かりな開発は必要ありません。 また、事前申請についても、実績ベースでしか連携できない製品・サービスが多い中で、MAJOR FLOWの柔軟な対応力は際立っていましたね」（大庭氏） 「従業員のためのDX、お客様のためのDX、地域のためのDXと、DXに関しては3つの分野で取り組みを進めてきました。 今回のプロジェクトでは、従業員の働きやすさのために、デジタル化・ペーパーレス・印鑑レスといった観点での見直しを行っています。 コンセプトは、『間違いを起こさない』。働きやすさ、生産性を上げるための取り組みであると同時に、働く人を守るための仕組みでもあります。ルールやシステムの不備で損をしたり、負担が増える人が出ないように考えました」（岡本氏） 「そのために、入力内容は細かくシステムで制御するようにしました。自由記述を減らしてラジオボタンにするなど、ミスが発生しにくい仕組みにこだわったのです。もし間違えて入力してしまっても、きちんとエラーが表示されます。ルールが複雑だと、悪気なく間違えて、結果として不正になってしまうこともあると思うんですよね。例えば日当が出ないはずなのに申請したり、上限金額を超えてしまったり。ここで条件に応じてミスなく入力できる仕組みがあれば、誰も間違いを起こすことはありません」（大庭氏）

『MAJOR FLOW 経費精算/支払依頼』の導入により、大きな効果が得られています。 「導入効果についてはしっかり測定しています。 申請ごとに人手を要する作業時間を計測したところ、導入前はトータルで約30分かかっていました。 これを10分程度にするのが目標でしたが、実際には平均7分にまで短縮されています」（岡本氏） 「システムで様々な制御ができるようになったおかげで、省力化が実現しました」（大庭氏） 「個人的には交通系ICカード連携が便利だと思っています。経路も駅名も自動で記録してくれて、 申請の際にピッと読み取りするだけですから、大幅な時間短縮につながっています」（岡本氏） 「移動の多い社員たちから好評ですね。特に東京、大阪など、遠方への出張で役にたっているようです。土地勘がないと駅名を思い出しながら申請するのも大変ですが、それが一気に楽になりました」 （大庭氏） 「モバイルで承認できるようになった点もスピードアップに貢献していますね。外出先、出張先でも スマートフォンからログインして簡単に操作できます」（岡本氏） 「あとは、ペーパレス化も効いていると思います。経理部からは『確実に楽になっている』と声が届いています。以前は何枚もの紙が綴られた申請書一式を、1枚、2枚……とめくりながら確認し、不備があれば差戻していました。大変な労力がかかっていたんですが、今はすべてパソコンの画面上で完結します。最近は各部署から『こんな申請書は作れませんか？』『こんな項目を追加してください』と様々な要望が上がってくるようになり、MAJOR FLOWが定着しつつあることを実感しています。これからさらに便利になっていきそうです」（大庭氏） まずは小さく始め、成果を見極めながらユーザー数を拡大していきました。 さらに2022年には『MAJOR FLOW 証憑保管』を導入しています。 「最初は出張旅費に限定し、本社を中心に部門導入しました。店舗の社員などは出張もほぼありませんし、一斉に全社導入という形ではムダが多くなってしまいますので、ROIをしっかり見極めながら進めました。MAJOR FLOWはユーザー数に応じた料金設定もわかりやすく、案件単位の課金となるサービスと比較しても導入しやすかったですね」（岡本氏） 「続いて導入した『MAJOR FLOW 証憑保管』に関しては、容量単位での料金設定になっていましたから、店舗も含む全社で活用するのに適していましたね。証憑保管は出張旅費と比べるとより幅広い社員が利用対象になりますが、安心して活用できるので助かっています」（大庭氏） 大庭氏からは、サポートについてもご評価いただきました。 また、最後に岡本氏に今後のビジョンをお伺いしました。 「システムを利用しながら、ちょっとした要望が出ることってありますよね。私は小さな気付きも念のためサポートにメールしておくようにしていますが、きちんとレスポンスをいただけますね。Web相談会では、メールだけでは分かりにくい部分を説明してもらったり、マクロの便利な使い方を教えてもらったりしています。サポートの質は非常に高く、満足しています」（大庭氏） 「今後のビジョンとしては、出張旅費に留まらない様々な経費精算での活用がありますね。また、利用部署もさらに増やしていきたいところです。確かな手応えを感じていますので、今後も活用の範囲を広げていきたいと考えています」（岡本氏）