グループウェアの主な機能を徹底解説！間違いやすいポイントとは

グループウェアの機能一覧

グループウェアとは、情報共有やコミュニケーション、スケジュール管理といった機能を搭載したソフトウェアのことです。複数人での仕事を補助する機能を多く備えており、業務効率化に大きく貢献するツールとして、多くの企業で導入されています。具体的に以下のような機能があります。

以下では、グループウェアの機能を一つずつ解説します。

コミュニケーションに関連する機能

グループウェアの中でも、業務の効率化や円滑な情報共有に欠かせないのが「コミュニケーション機能」です。メールやチャット、掲示板、Web会議などの機能を通じて、場所や時間にとらわれずスムーズにやり取りが可能になります。

Webメール機能

多くのグループウェアで中核機能となっているのがWebブラウザ上で利用できるメール機能です。端末に依存せず、グループウェア上でメールを受送信できるのがポイントです。迷惑メール対策が搭載されている製品もあります。

チャット機能

グループやプロジェクトを指定して、いつでもメッセージの送受信や共有ができます。メールではつかみにくい業務の流れや進行具合も、チャット履歴を参照することで、いつでも確認可能。プロジェクトごとに異なるトークルームを利用できるため、メッセージが入り乱れて見失う心配もありません。

在席/離席確認機能

在席状況や外出先を表示し、社員がグループウェア上に滞在しているかどうかを把握できます。タイムカードと連携すれば、打刻時に自動で反映されるため、社員の出社状況をリアルタイムで把握可能です。

社内SNS機能

社内向けSNS機能です。「つぶやき」や「いいね」など、仕事関係から少し離れたカジュアルなコミュニケーションにも向いています。全社連絡などのトップダウンとは違い、社員から役員に対するコミュニケーションも行えます。

メモ機能

一般的に、PCのメモ機能はオフライン上で作成されるため、PCを開かないとメモの内容を確認できません。しかし、グループウェアのメモ機能は、オンライン上に保存されるため、外出先やスマホ・タブレットからも確認、利用できるメリットがあります。

掲示板機能

全社的に共有しておきたい情報を掲示板上にアップすることで社員全員が確認できる機能です。基本的にトップ画面で閲覧できるため、重要情報も見逃すことが大幅に減るでしょう。掲示板に掲載する情報には、以下のようなものが挙げられます。

• ●人事情報
• ●社内ニュース
• ●災害時の緊急連絡
• ●来客情報

Web会議機能

グループウェアには、オンライン上で簡単な会議ができるWeb会議機能を搭載している製品もあります。社内・社外を問わず会議が行えるため、リモートワークや出張先からの会議参加も可能となり、働き方改革の促進につながるでしょう。

自社の業務スタイルや課題に合った製品を選ぶためには、複数の製品を比較検討することが重要です。ITトレンドでは、気になる製品の資料を無料で一括請求できます。ぜひ活用して、効率的に情報を集めてみてください。

情報共有に関連する機能

コミュニケーション機能に並んでグループウェアの重要な機能となっているのが情報共有機能です。グループ間でファイルや各種情報を共有できます。

ファイル共有機能

グループ、プロジェクト、組織ごとに資料、写真、ドキュメントを整理して格納・共有できる機能を搭載しています。クラウドへの登録も可能です。アクセス制限やバージョン管理が搭載されている製品もあります。また、いつでもどこでも必要な情報にアクセスできるため、時間の短縮が可能です。

レポート機能

営業報告書や打ち合わせの議事録など、これまで紙で提出していた報告書を、グループウェア上の専用フォーマットに入力するだけで提出・共有できる機能です。外出先や商談先からもリアルタイムで報告できるため、情報を新鮮かつ正確な状態で共有可能です。

議事録作成機能

会議内容を記録し、参加者へ共有できる機能です。これにより、会議中にメモ取りに集中する必要がなくなります。さらに、会議前にアジェンダを作成して参加メンバーへ配布することで、議論の目的や流れを事前に共有できます。

アドレス帳機能

グループやプロジェクト、組織単位で連絡先を共有できる機能です。取引先の連絡先も登録可能で、検索により必要な連絡先に素早くアクセスできます。

組織図共有機能

組織構成情報を共有することで、所属や担当プロジェクトがひと目で把握でき、スムーズなコミュニケーションにつながります。さらに、社員のデスク配置図をビジュアルで表示すれば、顔と座席位置を簡単に確認できます。

プロジェクト管理機能

シンプルな操作でプロジェクトを管理できる機能です。メンバー登録後、情報やスケジュールを共有することで、各タスクの進捗率や現状、終了予定日を把握可能。これにより、プロジェクト全体の進行状況をわかりやすく可視化できます。

アンケート機能

アンサーシートの作成、配布、集計をします。利用シーンとしては社員の意識調査やアイデアの募集、社内テストなどがあり、社内環境の向上やモチベーションアップにつなげられます。集計機能がついているシステムもあるので、回答結果の分析も簡単です。

業務効率化・生産性向上に関連する機能

業務効率化や生産性向上を実現するためには、日々の業務フローをスムーズに進める仕組みも欠かせません。グループウェアには、申請・承認作業を自動化するワークフローや勤怠・経費管理、スケジュール・タスク管理、施設予約など、多彩な支援機能が備わっています。

ワークフロー機能

さまざまな申請業務を自動化し、効率化を図る機能です。申請に必要な書類や承認ルートの選択ミスがなくなり、申請→承認→決裁までのフローが自動化されます。管理者もインターネット環境下であれば、グループウェアにアクセスして外出先での承認ができるため、未承認案件が溜まりがちといった事態の改善にもつながります。

具体的には以下のような書類の申請が効率化できます。

• ●交通費・経費申請書
• ●稟議書
• ●休暇申請

タイムカード機能

出退勤時間を記録・集計し、勤怠管理システムに受け渡す機能です。指定ネットワーク以外からの打刻を禁止できる機能もあるので、社外からの不正打刻を防げます。

経費精算機能

申請書の提出や承認に加えて、出張時の交通費・宿泊費や経費の仮払いなどにも対応できます。社内で発生するさまざまな経費の申請から承認、処理までのフローを電子化できるシステムもあり、経費精算の可視化や不正・漏れの防止にも役立つでしょう。

施設予約機能

会議室やプロジェクタなど、施設や機材を効率的に予約管理できる機能です。スケジュールと連動させることで、施設予約と同時にメンバーの予定も登録可能。さらに、同時間帯での重複予約を防ぎ、スムーズな利用調整が行えます。

日報機能

営業活動や保守作業などの業務報告を行える機能です。プロジェクト管理と連携することで、進捗状況を把握しながら進行管理が可能になります。さらに、CRM（顧客管理）やSFA（営業支援）と連携できる製品もあり、情報の一元管理と業務効率化に役立ちます。

スケジュール管理機能

個人の予定管理だけでなく、メンバー全員のスケジュールを共有・確認できる機能です。各従業員の予定が可視化されることで、業務の割り振りがしやすくなり、計画通りに業務を進めやすくなります。その結果、時間を有効に活用できるようになります。

ToDo機能

やるべきことをリストにして、優先順位をつけたり、進捗状況を管理したりする機能です。期限を設定し、アラート通知をオンにすることで、期日への遅れを大幅に減らせます。この機能を使えば、自分の業務に効率的に取り組むことができ、業務効率化につながります。

その他の機能

グループウェアには、日常業務を支える基本機能に加えて、利便性や安全性を高めるための機能も搭載されています。

ポータル画面

グループウェアのトップページで主要な情報を一覧できる機能です。掲示板、メール、スケジュールなどの利用頻度の高い情報を選定可能。業務システムと連携してメニュー表示できる製品もあります。

安否確認

緊急時や災害発生時に、社員の安否を迅速に確認できる機能です。東日本大震災以降、多くの製品で標準搭載されるようになりました。全社的な対応や情報収集をスピーディーに行えるため、有事の際の安全確保と連絡体制の強化に役立ちます。

これらの機能は多くの製品で標準搭載されていますが、中には未対応のものもあるため、導入前に確認することが大切です。以下の記事では、さまざまなグループウェア製品を紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

【比較表】おすすめのグループウェア

この記事で紹介している一部製品の比較表を紹介します。各製品の詳細情報については、後ほど紹介しているので、気になる製品をチェックしてみてください。

おすすめのグループウェア製品を比較

ここでは、数あるグループウェアの中からおすすめの製品をピックアップし、機能や特徴、料金などを比較します。自社の業務課題や利用目的に合った製品を見つける参考にしてください。

グループウェアは本当に必要？選び方のポイント

グループウェアはコミュニケーション促進や業務効率化に役立ちますが、内部統制強化や高度なワークフロー改善を目的とするなら、専用のワークフローシステムの方が適している場合もあります。また、多機能すぎて活用しきれず、運用コストが無駄になるケースも少なくありません。導入前に業務を整理し、自社に必要な機能を明確にしましょう。

まとめ

グループウェアはクラウドから提供されるリーズナブルな価格の製品も増加しています。選定に当たっては業務を洗い直し、自社に必要な機能をピックアップすることが大切です。製品について詳しく知りたい方は資料請求するなどして、自社に合ったシステムの導入を検討してみましょう。