在庫管理システム導入の５つのメリット
在庫管理システムの導入により、作業効率や在庫精度が大きく向上します。ここでは、業務改善に直結する５つのメリットを紹介します。
メリット１．過剰在庫が少なくなる
在庫管理システムには、過去の入出荷履歴や在庫データが蓄積されます。販売・仕入れの実績から需要や発注の傾向を予測し、それに基づいて適正な仕入れを行うことで、過剰在庫の削減が期待できます。また、情報はリアルタイムで更新されるため、常に最新の在庫状況を把握でき、無駄な発注を防げます。
メリット２．欠品を事前に防ぐ
商品の需要は常に一定とは限らず、急な受注増により欠品が発生するケースも少なくありません。特に繁忙期や人手不足の状況では、アナログ管理では在庫の急減に気づけないこともあります。在庫管理システムでは、あらかじめ設定した在庫数を下回るとアラートを出す機能があり、欠品による販売機会の損失を未然に防止できます。
メリット３．作業を効率化できる
エクセルや紙で在庫管理を行う場合、倉庫でメモを取り、デスクで手入力するという無駄な工程が発生します。これにより、作業のタイムラグや二重入力の手間が避けられません。
一方、在庫管理システムでは、商品に貼られたバーコードをハンディーターミナルで読み取るだけで、情報が即座にシステムへ反映されます。作業時間が短縮され、リアルタイムでの情報共有も可能になります。
メリット４．人的エラーを防止できる
手書きによる記録や手入力では、品名や商品コードのミス、転記漏れといったヒューマンエラーが発生しやすくなります。在庫管理システムでは、ハンディーターミナルを使ってバーコードを読み取ることで、正確なデータがシステムに自動登録されます。これにより、入力ミスを大幅に防止できます。
メリット５．在庫状況をリアルタイムに可視化できる
出荷状況や保管場所を含め、在庫の状態がリアルタイムで可視化されるため、「何が・どこに・いくつあるか」を即座に把握できます。的確な発注や保管スペースの最適化が可能になり、売れ筋商品の配置見直しなど、柔軟な在庫戦略の立案にもつながります。
業務効率や精度の向上を図りたい方は、在庫管理システムの比較資料もぜひご活用ください。
在庫管理システム導入の２つのデメリット
システム導入は多くのメリットをもたらしますが、注意すべき点もあります。導入前に把握しておきたい２つの代表的なデメリットを解説します。
デメリット１．システムを使いこなすまでに時間や労力がかかる
在庫管理システムは、導入直後から誰でもスムーズに使いこなせるわけではありません。現場で定着させるには、一定の時間と労力が必要です。
例えば、操作方法の社内研修や、現場からの問い合わせを受け付ける窓口の整備が求められます。特にシステム部門の担当者に対応が集中する場合、業務負荷が一時的に高まる可能性があります。
デメリット２．ITコストが発生する
在庫管理システムの導入には、システム本体だけでなく、保守や運用に関するITコストも発生します。例えば、メーカーによる保守サポートを契約すれば、毎年のサポート費用が必要です。
そのほか、機器のメンテナンスやシステムを運用するための人材確保にも費用がかかります。導入コストは製品ごとに異なるため、自社の予算や業務規模にあわせた選定が重要です。
「本当に導入すべきか？」と悩んでいる方は、次に紹介するデメリットの回避策もあわせてご確認ください。
デメリットの解決策
前述のデメリットは、対策次第で十分カバーできます。ここでは、現場での負担を抑えつつ導入効果を高める２つのポイントを紹介します。
マニュアルを作成する
在庫管理システムの導入前には、操作研修の実施や運用マニュアルの整備を行い、現場への周知を徹底しましょう。事前に十分な教育を行うことで、運用開始後の問い合わせ対応を最小限に抑えられます。
操作方法や運用手順については、ベンダーからの指導やマニュアル提供を活用できます。システム選定の際は、こうしたベンダーのサポート体制も重視して検討することが重要です。
また、単なる操作説明だけでなく、「システムを導入することで現場の負担やミスが減る」といった意識づけもあわせて行うことで、定着がスムーズになります。
費用対効果を考える
在庫管理システムを導入することで、需要と供給のバランスが整い、業務の効率化が進めば、結果的にトータルコストの削減につながる可能性があります。
さらに、在庫管理が単純作業化されれば、ロボットの活用やパート・アルバイトへの業務委譲がしやすくなり、人件費の抑制にもつながります。このように、導入時には一定のコストがかかるものの、中長期的に見れば高い費用対効果を得られるケースも少なくありません。
コストや運用面に不安がある方も、サポート体制や価格に応じて適切な製品を選ぶことで、導入リスクを抑えられます。
以下の記事では、在庫管理システムを価格・機能・特徴ごとに徹底比較しています。自社に合ったシステムを見つけたい方は、ぜひご覧ください。
在庫管理の必要性
ここまで在庫管理システムの導入メリットや解決策を紹介してきましたが、そもそも在庫管理がなぜ重要なのかを整理しておきましょう。
在庫管理とは、自社にある原材料や仕掛品などの在庫を、適切な量に保つよう管理することです。では、なぜ在庫管理が企業経営において不可欠なのでしょうか。
在庫管理の目的：企業の利益を最大化すること
在庫は多すぎても少なすぎても、企業経営に悪影響を及ぼします。過剰在庫は保管コストや廃棄リスクの増加につながり、逆に在庫が不足すれば販売機会の損失を招きます。
将来的に利益を生む可能性のある在庫は「資産」といえますが、入荷から出荷までを効率よく回して現金化していかなければ、企業の健全な運営は難しくなります。
そのため、適切な在庫管理は企業の利益最大化に直結する重要な業務といえます。
在庫管理の３つのコツ
在庫を適正に保つには具体的にどのような工夫が必要なのでしょうか。ここでは、実践的な在庫管理のコツを３つ紹介します。
ABC分析で商品の優先順位を決める
売上構成をもとに商品をランク分けする「ABC分析」は、在庫管理でよく使われる手法です。商品の重要度に応じて発注や管理方法を変えることで、全体の在庫最適化が図れます。ABC分析について詳しくはこちらの記事をご覧ください。
先入れ先出しで商品の期限切れを防ぐ
「先入れ先出し」は、先に仕入れたものから順に出荷する在庫処理方法です。特に食品や医薬品などの賞味・使用期限がある商品に有効で、在庫の劣化や廃棄コストの抑制に役立ちます。先入れ先出しについて詳しく知りたい場合は、以下の記事をチェックしてください。
ロケーション管理で作業効率を上げる
どの在庫がどこにあるかを明確にする「ロケーション管理」も、作業効率化のポイントです。棚番号の付与やバーコード・QRコードを活用することで、探す・入力する手間を減らし、ミスの防止にもつながります。詳しいロケーション管理手法について以下の記事で解説しているので、興味のある方はぜひご覧ください。
在庫管理を行う４つの効果
在庫管理を適切に行うことで、次のようなさまざまな効果が得られます。
余剰在庫が減る
現在の在庫状況を正確に把握できるようになり、不要な発注を防げるため、余剰在庫の削減につながります。
欠品が減る
在庫情報をもとに欠品の予測ができるようになることで、適切なタイミングでの発注が可能になり、販売機会の損失を防ぎます。
キャッシュフローが良くなる
無駄な仕入れや保管費を抑え、在庫を必要最小限に保つことで、手元に現金を残しやすくなります。これにより、キャッシュフローが安定しやすくなります。
生産性の向上
不要な製造や出荷にかかる手間を削減できるため、必要な業務にリソースを集中させやすくなり、生産効率や納期遵守率の向上につながります。また、在庫データの蓄積により、仕入れや販売の傾向を分析できるようになり、需要予測の精度も高まります。
従来のエクセルや紙を使った在庫管理の問題点
エクセルや紙を使った在庫管理は、初期導入コストがかからず手軽ではありますが、以下のような課題も抱えています。
例えば、同じデータを複数シートに手入力している場合、転記ミスや入力漏れが起こりやすく、情報の整合性が損なわれます。また、データを誤って削除してしまうと復元が難しく、帳簿と実在庫にずれが生じることもあります。
さらに、部門間で在庫データの扱い方やルールが統一されていないと、数字の解釈が食い違い、実態と乖離した判断につながる恐れもあります。例えば、営業がノルマ達成のため、あえて出荷データを翌月に回すと、帳簿上の在庫と実在庫にずれが生じるといったケースが考えられるでしょう。
在庫管理システムで業務の効率化を図ろう
適切な在庫管理は、企業の利益最大化や業務効率の向上に直結します。しかし、手作業での管理には限界があり、属人化やミスのリスクも避けられません。
在庫管理システムを導入することで、在庫状況の可視化や作業の自動化、人的リソースの最適配分が可能になります。さらに、需要予測の精度も高まり、経営判断の迅速化にもつながります。
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