moreNOTE（モアノート）の導入事例【苫小牧商工会議所 様】

会議資料はA4で100ページあり、両面印刷をしても50枚の資料を10名の出席者に配布

当所では毎月1回、会頭、副会頭が集まる正副会頭会議があります。会議では資料をもとに各部署からさまざまな報告や提案が行われます。今まで資料は紙で用意していました。A4で 100ページあり、両面印刷をしても50枚の資料を10名の出席者に配布していました。 資料は3部署から紙やデータで届くので、総務課で式次第を作り、議題の順に並べ、ページ番号をふるなどの作業を行ってから印刷していました。印刷に半日はかかりますし、その間、コピー機を独占することになります。 また、直前になって追加や変更など資料の差し替えもありました。さらに、会頭、副会頭は非常勤で別に所属する会社があるため、資料をその会社まで直接、届ける必要もありました。 あまりにも負担が大きく、全ての資料を１つのPDFファイルに変換して出席者に送信する運用も試してみました。しかし、容量が多くなると1回では送れなくなりますし、セキュリティのために都度パスワードを掛けなければなりません。資料を受け取った会頭、副会頭も自分でプリントアウトする必要があり、手間がかかってしまいました。 ある時、役員から「会議で使用する大量の紙資料を削減できないか」「過去の資料から必要な情報を見たいけれど、膨大な資料から探し出すのは大変だから簡単にならないか」という話がありました。なにしろ、資料は1年で段ボール1箱分になります。総務課で検討し、業務の見直しを行うことになりました。

ペーパーレスにすると物理的に紙が減る、という理解しかありませんでした。実は、苫小牧は豊富な水と木材資源に恵まれていたことから製紙業で発展してきた街です。紙の削減を前面に出すと反感を買うのではないかと心配もありました。 しかし、紙をなくすというよりも、場所や時間にとらわれない働き方や、効率化ができると分かりました。「コロナ禍で自宅で仕事をしなければいけない」「子育てや介護のために家で働きたい」そのような問題が今後もたくさん出てくると思います。moreNOTEを導入したことで、そうした「新しい働き方」に対応する準備の第一歩になったように感じていますし、そちらの方のメリットが大きいと考えています。