スマートセッションの導入事例【東栄町役場 様】

大幅な印刷コストカットの削減と職員の業務負担を軽減

「指名審査会」「予算査定」「課長会」といった役場内の会議では、大量の紙を印刷する必要があった。 指名審査会では、入札参加資格の登録資料や業者の実績に関する資料を印刷し、会議関係者に配布。一度の会議で350枚ほどを印刷し、年間では約1万枚の印刷がされていたという。予算査定では、当初予算の作成にあたり、見積や積算書、予算要求書等の資料を印刷し、会議を行っていたが、数字の変更や修正に伴う資料の差し替えが多く発生することから、印刷のやり直しや再配布といった負担が職員に重くのしかかっていたようだ。 「スマートセッションを導入したことで、大幅な印刷コストの削減と職員の事務負担を軽減することができました。」と市野瀬氏は語る。それ以外の会議も含めると、年間で10万枚ほどの資料を印刷していたが、スマートセッションの導入で、そのほとんどの印刷コストを削減できたという。

共同メモ機能の利用で、各職員の指摘を一箇所のデータにまとめることができるようになり、不要な印刷をなくし作業の効率化に繋がった

「スマートセッションの”共同メモ機能”を利用することで、それぞれの校正者が共有のメモとして指摘を残すことができますので、担当者は、どんな指摘があったのかをまとめて一つのデータとして確認することができるようになりました。また、他の人の指摘がスマートセッション上に残されているため、重複した指摘もなくなり、とても作業の効率化に繋がっていると実感しています。」（荒河氏） 　また、ピンチインピンチアウトで資料全体を拡大・縮小するのではなく、資料の一部のみを拡大し、その中に、小さな文字を書くことができる”拡大鏡手書き機能”を活用することで、iPadでも、違和感なく、より効率的な作業ができているという。