スマートセッションの導入事例【伊田テクノス株式会社 様】

同社でペーパーレス会議システムの導入検討を始めたのは2年ほど前になる。毎月の会議や四半期ごとで開催される会議において、大量の紙の印刷や資料の製本等に多くの時間がかかっていた。会議ごとに資料を取りまとめる担当者がいたが、会議に参加する各メンバーから資料を集め、レイアウトを調整し製本を行う作業において、多い時で4時間以上も資料の準備に時間を要しており、頭を悩ませる要因になっていた。また、ITに不慣れな方も一定数いることから、操作の難しいシステムを導入することは極力避けたいと考えていた。

当初、会議で使用する紙を減らそうという動きの中で、PDFで共有するだけでも良いのではないかという声もあったようだ。しかし、ITに不慣れなメンバーもいるため、PDF編集ツールでは思うように資料にメモ書きができなかったり、Zoom等のWeb会議ツールの画面共有もメモを残せないといった理由などから断念をした。半ばあきらめもあったようだが、偶然訪れた展示会でペーパーレス会議システム「スマートセッション」を知り、一度話を聞いてみることにした。 「スマートセッションのデモンストレーションを受ける中で、ペンやテキストのアイコンがわかりやすく表示されていて、どれを押せば何ができるのか直感的に理解ができました。また発表者の画面を参加者に表示させる通知機能についても、とても便利で操作がしやすく、社内のITに不慣れな方々にもみてもらったところ反応が良かったことから、このシステムならいけると感じました。」(菅氏) スマートセッションがリーズナブルであった理由も導入を後押ししたようだ。「シンプルで充実した機能がありながらも月額数万円とお手頃な価格でしたので、まずは使ってみよう、だめだったらまた検討し直せば良いという軽いスタートが切れたのも現在の成功につながっている大きな要因だと思われます。これがシステム構築で百万近く費用が掛かってしまっていたら、今回のようにはならなかったかもしれません。」(菅氏)