大企業向けのビジネスチャットツールとは
ビジネスチャットツールとは、チャット機能を介してコミュニケーションや情報共有が効率化できる業務ツールのことです。在宅勤務やサテライトオフィスの普及により社内コミュニケーションの課題があげられるなか、電話やメールに代わる効率的な連絡手段としてビジネスチャットツールを導入する企業が増えています。
大企業でのビジネスチャットツール導入に役立つ主な機能は以下のとおりです。
- ●チャット機能
- ●ビデオ通話機能
- ●ファイル共有機能
- ●タスク管理機能
- ●外部ツール連携機能
大企業がビジネスチャットツールを導入するメリット
大企業でビジネスチャットツールを導入するメリットについて解説します。
コミュニケーションが迅速にできる
ビジネスチャットツールはメールや電話に比べ、定型文や挨拶、担当者への取次が不要なため、必要なタイミングですぐに連絡できます。議題や所属先ごとにグループを分けていれば、情報の混在も防げるでしょう。また、口頭でのやりとりでありがちな聞き逃しや伝え漏れのリスクも減らせます。
テレワークでも従業員同士のコミュニケーションがとりやすくなるほか、社内コミュニケーションの活性化にも効果的です。
複数名での情報共有が容易になる
プロジェクトやテーマに応じたチャットグループを作り、関連するデータを集約して管理することで、情報共有や過去のデータ検索もスムーズに行えます。
既読機能がついているツールなら、メッセージを確認してもらえたかどうかすぐにわかるうえ、急を要する場合はビデオ通話でメンバーを招集できます。
安定したセキュリティ環境下でやりとりできる
製品により異なりますが、高いセキュリティ性能をもつビジネスチャットツールも多く存在します。不正アクセスやデータの持ち出しを防ぐ機能に加えて、権限の制限も可能です。なお、特に高いセキュリティ性能を求める場合は、オンプレミス型の製品がおすすめです。
以下の記事では、社内アプリやSNSツールの導入によって情報共有や現場連携を効率化した企業事例を紹介しています。実際の活用シーンが気になる方は、ぜひご覧ください。
大企業向けビジネスチャットツールの選び方
ビジネスチャットツールを選ぶ際は、自社のもつ課題解決につながるかどうかに着目して製品を選定するのがおすすめです。
スムーズな情報共有が可能か
大企業では従業員が多いだけでなく、リモートワークの普及により離れた場所で業務を行う人も増加しています。そのため、場所を問わない効率的なコミュニケーションと情報共有が求められます。
ビジネスチャットツールを使用すれば、大人数とリアルタイムでのコミュニケーションや情報交換を行えるだけでなく、ビデオ通話や大容量のファイル共有なども可能です。
ビジネスチャットツール導入により、大企業におけるコミュニケーション関連の課題を解決し、業務効率化を図れるでしょう。
社内の定型業務を効率化できるか
大企業で日々発生する申請手続きや問い合わせなどの定型業務を効率化することで、組織全体の生産性向上が可能です。
ビジネスチャットツールには、AI技術を活用したサポート機能が搭載されているものもあります。AIの自動応答機能やチャットボット機能を活用すれば、単純な問い合わせや手続きのプロセスを自動化し、オペレーターの作業負担を軽減できます。
定型業務の負担軽減により、従業員はより複雑な問い合わせ対応に専念できるようになり、顧客満足度の向上も見込めるでしょう。
十分なセキュリティ対策が施されているか
大企業では従業員数が多く、各従業員が業務で使用するデバイスを把握しきれないことがあります。そのため、シャドーIT問題のようなセキュリティリスクを内包した企業が増加しています。
ビジネスチャットツールを導入する際は、企業内におけるシャドーITの現状を調査したうえで、従業員の業務環境改善につながるツールの選択が必要です。それにより、シャドーITのリスクが低下し、自社のセキュリティポリシーに準拠した運用が実現します。
十分なセキュリティ対策が施されていれば、多言語対応や海外拠点とのやり取りにおいても効果を発揮します。どちらも海外からの通信を念頭に置くため、強固なセキュリティの実現は自社の拡大や信頼へつながるでしょう。
大企業向けビジネスチャットツールを比較
ここでは大企業におすすめのビジネスチャットツールを紹介します。
LINE WORKS
- すぐに使える！新しいシステムの導入に伴う負担は最小限
- 掲示板やアドレス帳などコミュニケーション機能が豊富！
- 24時間365日体制でサーバ監視！重要なデータの送受信も安心
ワークスモバイルジャパン株式会社が提供する「LINE WORKS」は、使い慣れたLINEアプリに共有カレンダーやファイル管理などのビジネスに役立つ機能が付加されています。社内に定着しやすく、プライベートの区別が明確になるとの声が聞かれます。
Talknote
- 馴染みやすい操作性で手軽に社員と連絡が取り合える
- 社員のモチベーションをデータで可視化できる
- 手厚いサポート体制で導入後継続率98.8％を達成
Talknote株式会社が提供する情報共有プラットフォーム「Talknote」は、チャット機能やタスク管理機能のほか、感謝・称賛を伝えるサンクス機能が搭載されています。情報共有はメンバーごとにノートを作成することで実現可能です。
Tocaro
- セキュリティ機能の組み合わせで安全性と利便性を両立
- チャットと業務管理を一元化して仕事の見える化を促進
- シンプルで使いやすいUI
「Tocaro」は、伊藤忠テクノソリューションズ株式会社提供のオールインワンコラボレーションツールです。ワークフローやプロジェクト管理機能を備え、社内問い合わせ窓口としての活用も可能なため大企業でも多く導入されています。
Slack
「Slack」は株式会社セールスフォース・ジャパンが提供するプロダクティビティプラットフォームです。Office製品やZoom、Salesforceなどの外部アプリ連携が可能なほか、高いカスタマイズ性を有しており、各部門のニーズにあわせて運用できます。
Microsoft Teams
「Microsoft Teams」は日本マイクロソフト株式会社が提供するコミュニケーションツールです。柔軟な拡張性をもち、通話機能や共同作業スペースの作成、Microsoft製品との連動にも対応します。また、大規模なオンライン会議も高品質でスムーズに実施できます。
企業規模を問わず導入されているおすすめのツールは、以下の記事からご覧いただけます。
まとめ
大企業は従業員数や取引先が多いため、社内外問わず円滑なコミュニケーションが望まれます。そこでビジネスチャットツールを導入すれば、既存の連絡手段に代わる簡潔なコミュニケーションが可能です。
ビジネスチャットツール導入を検討されている方は、ぜひ一度資料請求をしてサービスの比較・検討をしてみませんか。
