AppRemoの導入事例【三菱商事パッケージング株式会社 様】

課題が山積みだった申請業務

同社において情報システム部は、常に新しいITを取り入れながら、働き方改革や地球環境への配慮といった経営課題の解決に資する役割を担っている。業務改善や営業支援の強化に取り組むなかで課題となっていたのが、各種社内申請のシステム化だった。 対象となった社内申請は、慶弔など人事関係の届出や、新規取引先の登録など経理系の手続き、ファシリティ関連の手続きなど、コーポレート業務系の様々な申請がある。それまで同社では、グループウェア上に保存されている申請フォームに必要事項を入力後、印刷し上長などの承認者に印鑑をもらって回っていた。異なる事業所間では、申請書をファックスや社内便でやりとりする。また、申請書の提出先となる部門では、その内容を台帳に記入して管理しており、全社的に大きな時間と労力がかかっていた。

社員からも「便利になった」と好評

最も提出が多い申請は、新たな顧客企業と取引を開始する際の「信用調査依頼書」だ。与信審査を行うための申請で、新規顧客の開拓に注力するなか、最もスピードが求められる手続きでもある。紙での手続きだったときとは異なり、今では、上司は外出先や出張先でもタブレット端末で確認し、すぐに承認する。営業活動が各段にスムーズになった。 また、情報システム部で取り扱いが多い「パソコン持ち出し申請」も、システム導入後は社員の利便性が良くなり、業務負荷も大きく改善された。申請書の内容を台帳に転記して管理する必要がなくなり、申請書の保管も不要になったことで、その時間をコア業務に充てられるようになった。監査で必要なときは、蓄積された申請データを呼び出せばいい。そのような変化が、社内の様々な部門で起きている。 「申請書の出力、回付、台帳管理、紙の保管などがなくなり、申請書1枚あたりマイナス14分の削減効果が出たと試算しています。導入から約10カ月の現在、AppRemo上で処理された申請書は約3000枚。掛け合わせると、700時間もの削減に繋がりました」（成瀬氏） 社員を対象としたアンケートでも、ほぼ全員が「便利になった」、「手間が減った」と答えている。導入を機に申請書を整理し、全社共有の申請書ポータルも完成させた。 今後は、営業部門などコーポレート系以外の部門とも密に情報共有し、AppRemoにフィットしそうな業務の有無を探るなど、継続的に効率化への取り組みを進める考えだ。