『ShiftMAX』の導入事例【日本海洋掘削株式会社 様】

左：日本海洋掘削株式会社 総務部担当課長 山下康人氏 右：日本海洋掘削株式会社では、海底の油田・ガス田などを採掘するための「井戸」の掘削を行っている

日本海洋掘削株式会社は、海底の油田やガス田から、原油や天然ガスを採掘するための「井戸」の掘削を請け負う企業である。「リグ」と呼ばれる巨大な海洋構造物を使って、海底を掘削する。1つの井戸の掘削には2～3ヶ月かかり、掘削終了後は、リグを次の掘削場所まで船で曳航していく。主な活動海域はマレーシアやインドネシアなどの東南アジアと中東だ。 社員数は約300名で、そのうち半数が海外で掘削業務にあたっている。日本海洋掘削株式会社 総務部担当課長の山下康人氏は、以前の勤怠管理システムについて、次のように説明する。 「以前の勤怠管理は、従業員が一人ひとり、Excelのフォーマットに日々の始業時間と終業時間を入力して、月末にそれを印刷して、管理職が承認・押印の後に総務部に提出するという、紙ベースの仕組みでした」紙ベースの勤怠管理には、幾つもの課題があった。その１つが、データの客観性である。記録の正確性は、従業員の記憶やメモに頼らざるを得ず、データの客観性に欠けるという点である。 2つめの課題はリアルタイムでの勤務時間の把握ができない点である。月末に集計しなければ、残業時間などの把握ができないため、労務管理が後手に回ってしまうのである。 さらに3つめの課題として、海外出張が多く、月末の勤務時間の申告や承認が難しい場合が少なくないという、同社特有の課題もあった。 これらの課題を解決するために、同社では紙ベースに代わる勤怠システムの導入を検討し始めたのである。

『ShiftMAX』はExcelをそのままクラウドに接続可能、Excel画面に打刻機からの打刻をリアルタイムで反映

勤怠システムの検討は2014年6月頃から開始され、まず選定の候補となるソリューションの選抜が行われた。 「候補となるソリューションは3つでした。1つめは、現在、当社が使用している給与計算システムのベンダーが推奨するソリューションです。2つめは、勤怠管理システムの分野で高いシェアを持っているソリューションで、3つめの候補が『ShiftMAX』でした」（山下氏） いずれのソリューションもクラウドベースのサービスで、山下氏は「自社にサーバーを置かないことがソリューション導入の条件のひとつでしたので、クラウドサービスであることは大前提でした」と、選定の経緯を振り返る。 3つの候補を選定した後、山下氏を含めた担当者3名によって、同年8月から9月にかけて、試用版による操作性などの確認が行われた。その中で評価のポイントになった点がいくつかあった。 「まずは操作性です。ブラウザ経由で入力する場合でも、現状使用しているExcelのフォーマットに似ていれば、新たに操作方法を覚える必要がありません。新システムへの移行に際し、ユーザーと管理者の負担が少ないインターフェイスを持ったソリューションを選択する必要がありました」（山下氏） もう１つ注目したポイントがプロジェクトごとの工数管理機能だ。 「当社は7基の掘削リグを所有していますが、常時、20程度のプロジェクトが進行しています。単なる勤怠管理であれば、始業時刻と終業時刻の記録で十分ですが、当社ではプロジェクトごとの工数管理も行っています。そこで、勤怠管理システムには工数管理機能が不可欠だったのです」（山下氏） 年度の途中でも新たなプロジェクトが開始されることも少なくない。そのため、工数管理機能には高い自由度が求められることになる。 「これまで使用してきたExcelインターフェイスと工数管理の自由度の高さから、『ShiftMAX』の導入を決めました」（山下氏）

出入口には「ICカードの読み取りを忘れずに！」というシールが貼られている。 本人認証の習慣化にそれほど時間はかからなかった。

2014年10月に『ShiftMAX』の導入を決めた山下氏らは、インターフェイスのプロトタイプを作成し、社内モニターの協力を得ながら、インターフェイスの改良を加えていった。 「ほかの勤怠管理システムでは、インターフェイスの設定をユーザーが行う場合が多いと聞いています。『ShiftMAX』の場合は、フェイス・トゥ・フェイスの要件ヒアリングからはじまって、さまざまな変更にも柔軟に対応していただきました」と、山下氏は本格運用までやや期間はかかったものの、KYODOU株式会社の対応に満足のようすを見せる。 本格運用にあたっては、従業員に対して1時間程度の説明会を数回にわたって行った。使い慣れたExcelと同様のインターフェイスのため、『ShiftMAX』の導入後に特に混乱はなかったという。従業員の新たな負担は、始業と終業時にICカードを使用した本人認証を行う点についてだけであったが、これも習慣化するまで、さほどの期間は必要なかった。 「実はICカードの読み取り時刻をそのまま始業・終業の時刻としているわけではありません。実質的な始業と終業の時刻は、従来通り従業員が手入力する方式を採用しています」（山下氏） ICカードの読み取り時刻を参考にして勤怠データを入力することで、記憶やメモに頼らない「客観性」を担保することができるようになった。また、クラウド上にすべてのデータがあるため、月末をまたずに管理職が残業時間を把握することも可能になった。これにより導入時の課題であった「リアルタイム性」の課題も解決できた。『ShiftMAX』の導入には、そのほかのメリットもあったと山下氏は説明する。 「従来まで、勤怠データのチェックは1名の担当者が行っていましたが、クラウド上にデータがあることで、分担して作業を行うことができるようになりました。月末に集中する業務の分散と作業精度の向上が実現できました。また、勤怠管理業務に携わるようになったことで、関連する法令を学ぶなど、業務に対するモチベーションとスキルの向上にも効果があったのは嬉しい誤算でした」（山下氏）