ナレッジマネジメントツールとは
ナレッジマネジメントとは、企業の知識やノウハウを共有・活用するための経営手法です。経営トップが戦略的に取り組むケースもあれば、部門やチーム単位で課題解決に活用されることもあります。属人化していた情報の共有や作業フローの標準化を通じて、企業全体の生産性や業績向上につながるのが大きなメリットです。
ナレッジマネジメントを効果的に行うには、ITを活用した専用ツールの導入が不可欠です。ナレッジマネジメントツールにはいくつかのタイプがあり、それぞれ得意とする分野や搭載されている機能が異なります。ナレッジマネジメントツールの活用例や機能について詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
ナレッジマネジメントツールの種類と選び方
ナレッジマネジメントツールを選定する際は、まず現状の課題整理と導入目的の明確化が求められます。ツール導入により解決したい課題や期待する効果をはっきりさせることで、自社が選択すべきツールのタイプが見えてくるからです。ここからは、企業が抱える課題別に４種類のツールを紹介します。
ヘルプデスク（FAQ）型：知識を集約し共有したい
新しい製品やサービスを導入する場合、関連知識や作業手順はマニュアル化して配布されます。しかし、多忙な現場社員はマニュアルを熟読する時間がありません。
この場合、ヘルプデスク（FAQ）型のナレッジマネジメントツール導入がおすすめです。社員が知りたい知識に容易に辿り着けるようなシステム構築が実現するでしょう。
ドキュメント管理（ファイル共有）型：ドキュメントを共有したい
プロジェクトなどグループ単位で作業を進める場合、ドキュメントの共有は必須です。ニーズに応えるためには、更新履歴などが残るドキュメント管理（ファイル共有）型のナレッジマネジメントツールが有効です。
マイニング・検索特化型：膨大なデータから知識を探り当てたい
膨大な量のデータから、欲しい情報を見つけられない・検索性が悪いなどの課題には、マイニング・検索特化型がおすすめです。テキストのみならず、WordやExcelデータからキーワード検索できるシステムもあります。
知識共有（グループウェア）型：ノウハウを継承したい
個人がもつ業務ノウハウを蓄積し、グループまたは全社で共有したい場合、知識共有（グループウェア）型が適しています。属人化されていた作業が誰でも理解・習得できるようになるでしょう。
中には掲示板やスケジュール管理などの機能が用意されている製品もあります。
なお、以下の記事ではナレッジマネジメントツールを種類別（得意分野別）に紹介しています。人気の製品がわかるほか、口コミなども確認できるので、まずは製品を把握したいという方におすすめです。
ナレッジマネジメントツールの選定ポイント
自社に最適なナレッジマネジメントツールを選ぶためのポイントを紹介します。
操作性や使いやすさ
ツールは一般社員を中心に利用されるため、必ずしもITリテラシーが高い情報システム部門の人間だけではありません。そのため、誰でも容易に操作できるインタフェースが求められます。デモンストレーションを受けたり、評価版をダウンロードしたりして確認しましょう。
アクセス可能なデバイスの種類
ナレッジマネジメントツールを活用したいが、多忙で時間が取れない場合もあります。PC以外にタブレットやスマホなどからアクセスできれば、移動などの隙間時間を有効利用できるでしょう。積極的なツール活用が期待できます。
セキュリティ対策
ナレッジマネジメントツールに蓄積されるナレッジは、自社の機密情報や社外秘の情報を含む場合があります。情報漏えい対策が十分か、ツール内での権限設定は可能かなどを必ず確認しましょう。
コスト
ナレッジマネジメントツールは使用人数ごとに課金される料金体系が増えています。製品にもよりますが、大人数での利用が得な場合と、少人数での利用が得な場合にわかれます。将来的な社員数の増減など、長期的な視点も考慮に入れて適切な料金プランのある製品を選びましょう。
段階的なスタートへの対応可否
ナレッジマネジメントツールの導入は、部門単位で試験的に導入し、成功事例を重ねながら全社展開していくパターンが目立ちます。段階的な展開が可能か確認しましょう。一般的にクラウドサービスであれば、初期投資も少なくすぐにはじめられます。対象数の増加にも対応可能です。
導入実績
ナレッジマネジメントツール導入にはコンサルタントが必要になるケースもあります。提供事業者にコンサルティング能力があるか、どれだけの成功事例をもっているかも重要なポイントです。
なお、ナレッジマネジメントツールを選定したい方におすすめなのが、こちらの最新人気ランキング情報です。注目度の高い製品がわかるため、比較・検討の参考になるでしょう。
【業種・規模別】ナレッジマネジメントツールの選定ポイント
ナレッジマネジメントツールは、企業の業種や規模によって適したタイプが異なります。導入の効果を最大化するには、自社の特性に合ったツールを選定することが重要です。以下に、業種・規模別の選定ポイントを紹介します。
中小企業の場合
少人数での運用が前提となる中小企業では、シンプルな操作性と低コストがポイントです。導入や運用の負荷が少ないクラウド型サービスがおすすめです。機能が多すぎるツールは定着しにくいため、必要最低限の機能に絞って選ぶのが効果的です。
大企業・多拠点展開企業の場合
部門や拠点が多い大企業では、アクセス権限の柔軟な設定や、組織横断での情報共有機能が求められます。ユーザーごとの権限管理やログ管理など、セキュリティ面でも強固なツールを選ぶ必要があります。
製造業・医療業など専門性の高い業種
業務マニュアルや手順書などの文書共有が多い業種では、ドキュメント管理機能が充実したツールが適しています。画像や図面データなどの扱いにも対応しているか、確認しておきましょう。
IT・コンサルティング業など知識集約型の業種
案件ごとにナレッジが蓄積される業種では、検索性に優れたツールが有効です。タグ付けや全文検索機能の有無、履歴管理のしやすさなどが比較のポイントになります。
このように、自社の業種や規模に応じた選定軸を明確にすることで、ナレッジマネジメントツールの導入効果を高められます。
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ナレッジマネジメントツールの選定でよくある失敗とその対策
ナレッジマネジメントツールは企業にとって有用なシステムですが、選定を誤ると「定着しない」「使われない」などの失敗につながるケースもあります。よくある失敗例としては、以下のようなものが挙げられます。
- ●導入目的や活用イメージが社内で共有されておらず、利用が定着しない
- ●現場と管理部門でニーズにギャップがあり、実際の業務に合わない
- ●担当者の異動や退職により、運用が継続されない
こうした失敗を防ぐためには、導入前に現場の課題やニーズを丁寧にヒアリングし、目的を明確化したうえで選定することが重要です。また、試験導入で現場の反応を確認しながら段階的に展開することで、社内への定着もスムーズになります。さらに、運用ルールの整備や、担当者の引き継ぎ体制もあわせて検討しておきましょう。
無料のナレッジマネジメントツールの利用は可能か
無料でナレッジマネジメントツールを利用する方法もあります。
- ●フリーツールを利用する
- ●オープンソースのツールを利用する
しかし上記方法には、懸念点もあります。利用できる機能の制限や、構築にコストがかかることが例に挙げられるでしょう。ナレッジマネジメントツールの導入は、デメリットも考慮したうえで検討しましょう。
無料ツールについて詳しく知りたい方は、こちらの記事をチェックしてみてください。
まとめ
ナレッジマネジメントツールは製品によって得意分野が異なります。ツール導入の課題や目的を明確化して、自社の課題解決につながるナレッジマネジメントツールを選定しましょう。
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