オンラインアシスタントとは
オンラインアシスタントとは、業務サポートをオンライン上で提供する外部人材やサービスを指します。電話やチャット、クラウドツールを通じて、秘書業務・事務作業・問い合わせ対応などをリモートで代行してくれるのが特徴です。
従来の「社内アシスタント」とは異なり、常駐せずに業務を依頼できるため、場所や時間に縛られずに柔軟な対応が可能です。業務効率化や人件費の最適化を目的に、スタートアップから大企業まで幅広い業種で導入が進んでいます。
オンラインアシスタントの需要が高まる背景
企業の人手不足や業務効率化の必要性が高まるなかで、オンラインアシスタントの導入が進んでいます。特に、DX推進やコロナ禍をきっかけとしたリモートワークの浸透により、非対面・クラウドベースの業務支援へのニーズが拡大しました。
外部リソースを柔軟に活用できる仕組みとして、コストを抑えながらも専門性の高い支援を受けられる点が評価されています。こうした背景から、秘書業務や問い合わせ対応、事務サポートなど幅広い領域で活用が広がっています。
オンラインアシスタントが対応できる業務
オンラインアシスタントは、定型業務から専門スキルを要する領域まで、さまざまな業務に対応しています。自社の課題にあった支援を受けるためにも、対応範囲を把握しておきましょう。
対応職種の例
- ■秘書・総務・人事サポート
- ・スケジュール調整・会議招集（Zoomリンク発行、リマインド送信）
- ・出張・会食手配（航空券・ホテル予約、経費上限チェック）
- ・契約書・稟議書の電子署名フロー管理とファイリング
- ・勤怠データ取りまとめ、社会保険・年末調整など労務手続き補助
- ・採用サポート（求人票作成、候補者連絡、面接日程調整、合否連絡）
- ・備品発注・社内イベントのオンライン準備など
- 例えば、株主総会にあわせた役員出張では、オンラインアシスタントが航空券やホテルの予約を代行。会議スケジュールの調整やリマインドも担当し、経営層のスケジュールを円滑にサポートします。
- ■経理・会計アシスタント
- ・領収書・請求書のスキャン取込と仕訳入力
- ・経費精算チェック、支払依頼書作成と振込予約
- ・売掛・買掛残高管理、入金消込・リマインドメール送信
- ・月次決算資料や予実管理レポートのドラフト作成
- ・税務申告用データの整理、年末調整・源泉徴収票の資料準備
- ・給与計算前の勤怠・控除データ集計など
- 例えば、月末の請求書整理から仕訳チェック、振込予約までを一貫して対応。オンラインで経理担当の負担を減らします。
- ■営業事務・資料作成
- ・見積書・注文書・請求書のテンプレート作成と発行（電子押印対応）
- ・CRM への案件入力・ステータス更新、パイプラインレポート出力
- ・提案書・プレゼン資料の下書き作成、図表・デザイン調整
- ・商談後フォローアップメール一斉送信、リマインド設定
- ・納期調整・在庫確認、物流部門との連携
- ・展示会・ウェビナーの受付フォーム設置とリードリスト整備など
- 例えば、営業担当からヒアリングした内容をもとに提案書を作成。図表の調整やデザイン補正も含め、商談前に仕上げて納品します。
- ■マーケティング（SNS運用、レポート集計など）
- ・SNS コンテンツ企画、投稿カレンダー作成、ツールで投稿
- ・GA4・SNS インサイトから KPI レポートを集計しダッシュボード化
- ・メルマガ配信（リストセグメント、件名テスト、開封率分析）
- ・外注デザイナーやライターへのコンテンツ制作依頼・進捗管理
- ・ホワイトペーパー・ケーススタディのドラフトライティングなど
- 例えば、SNSの投稿予定を管理し、投稿内容やタイミングの確認をしながら日々の配信作業を代行。アクセスデータをとりまとめて、要点を押さえたレポートとしてチームに報告します。
- ■カスタマーサポート・問い合わせ対応
- ・メール・チャット・電話の一次対応、質問の分類
- ・ケットシステムでの優先度付け・担当者アサイン、SLA 監視
- ・FAQ／ナレッジベースの記事追加・更新
- ・注文状況問い合わせ、返品・返金手続き案内
- ・クレームの初期対応と担当部署へのエスカレーション
- ・アンケート送信と集計レポート作成など
- 例えば、深夜に届いた問い合わせに、オンラインアシスタントが一次対応。お客様の状況に応じて返信し、必要に応じて翌朝には担当者への引き継ぎも丁寧に行います。
オンラインアシスタント導入のメリット
業務をオンラインでアウトソースすることで、コスト削減や業務効率化だけでなく、場所や時間の制約を受けない柔軟なワークフローを実現できます。社内リソースの最適化に直結する具体的なメリットを整理しました。
地域を問わず優秀な人材を確保できる
オンラインアシスタントは、クラウド環境を活用して全国どこにいても業務ができます。地方在住でも高いスキルをもつ人材とマッチングできるため、都市部に限らず即戦力を確保しやすいのが特徴です。特定の分野に特化した人材をピンポイントで起用できるため、スピーディーに成果へとつながります。
24時間・多拠点で稼働できる
オンラインならではのメリットとして、時差を活用した夜間業務の対応も可能です。例えば、海外在住の日本人や多国籍メンバーがチームに加わることで、24時間対応の体制構築が実現できます。時間や地域の制約にとらわれず、柔軟な働き方を組み合わせられるのも魅力です。
人件費・採用コストを削減できる
オンラインアシスタントは、フルタイム雇用と比較してコストを抑えやすい点がメリットです。PCやオフィス設備の提供が不要で、すぐに業務を開始できるケースもあります。基本的に交通費をはじめとした、諸経費や採用コストもかからないので、サービス利用料のみで人員補充ができます。
また、多様な料金プランと、細かなオプションがあるのもオンラインアシスタントの特徴です。必要な業務内容にあわせて臨機応変にカスタマイズでき、労働力と費用の最適化を実現します。
リアルタイムで進捗共有しやすい
SlackのようなチャットツールやGoogle Workspaceなどのクラウドツールと連携すれば、作業状況や納品物の進捗をリアルタイムで確認できます。チャットでの指示やタスクの管理もスムーズに行えるため、オフィスにいなくても緊密な連携が可能です。チームの一員として安心して任せられる環境が整います。
スポット対応に適している
社員の育休や産休、急な退職による一時的な欠員状態など、一定期間だけ業務を補いたいときにも有効です。短期・中期のタスク対応を得意とする人材も豊富で、多くのオンラインアシスタントでは一か月からの利用が可能です。必要なときに必要な分だけ依頼できる柔軟性が、人的リソースの安定運用を支えます。
オンラインアシスタント導入のデメリット
導入によって得られるメリットは多い一方で、注意すべき点も存在します。導入前にあらかじめデメリットを理解しておくことで、後悔のない選定がしやすくなります。
指示内容の整理や準備が必要
業務をスムーズに依頼するには、タスクの目的や手順を明確に伝えるための準備が不可欠です。特に導入初期は、マニュアルや業務フローの整備に時間や手間がかかるケースもあります。社内の業務があまり明文化されていない場合、認識の行き違いを防ぐためにも、最初のレクチャーはより丁寧に行う必要があります。
セキュリティリスクがともなう
外部の人材と連携する以上、社内情報や顧客データの取り扱いに対するセキュリティ対策が欠かせません。クラウド上での作業やデータ共有が前提となるため、情報漏えいや誤送信のリスクにも備える必要があります。契約段階での機密保持や管理ルールの整備が、信頼関係の構築にもつながります。
コミュニケーションの不安がある
チャットやメールなどのテキスト中心のやり取りでは、細かなニュアンスや背景が伝わりにくいこともあります。対面でのやり取りに比べて、相互理解に時間がかかる場合もあるでしょう。円滑な関係性を築くには、こまめな報連相や定期ミーティングの設定など、工夫が求められます。
オンラインアシスタントの比較ポイント
多くのサービスがあるなかで、自社に最適な選択をするために比較すべき観点を整理します。対応業務の幅や契約スタイル、セキュリティ体制など、導入目的に応じたチェックが重要です。
対応業務の種類と柔軟性
サービスによって対応できる業務の種類や領域には違いがあります。秘書・人事・経理・マーケティングなど、自社の課題にマッチしているかを確認しましょう。あわせて、タスクのカスタマイズや業務フローの柔軟な対応が可能かも見極めるポイントです。業種・部門ごとのニーズに応じたオプションがあるかや、プラン変更が容易にできるかなどを事前に確認しておくと、長期的な活用もしやすくなります。
稼働スタイルと契約形態
オンラインアシスタントは、月単位・時間単位・業務量単位・スポット対応など、サービスごとに稼働スタイルが大きく異なります。例えば、必要なときだけ依頼できる柔軟な契約から、チーム体制で安定稼働するモデルまでさまざまです。稼働内容と担当者の流動性、業務引き継ぎ体制などもあわせて確認しておきましょう。
料金体系と見積もりの透明性
料金体系は、時間や業務量、契約期間によって異なります。初期費用や最低利用期間の有無、延長時の課金ルールなど、費用構成を明確にしておくことが重要です。見積もりの内訳や稼働時間との対応関係も確認し、運用イメージとずれがないかを事前に把握しましょう。
セキュリティ体制
外部に業務を委託するうえで、情報管理の安全性は見逃せないポイントです。ISMSの取得状況やNDA（秘密保持契約）への対応可否、クラウド環境でのデータ取り扱いルールなどを確認しましょう。社内のセキュリティポリシーに準じて運用できる体制があるかが選定の基準となります。
オンラインアシスタントの費用相場
オンラインアシスタントを導入する際には、サービスによって料金体系や対応範囲が異なるため、相場を把握しておくことは重要です。ここでは、オンラインアシスタントの料金プランの種類や費用感、料金に影響する要素について解説します。
- ■費用相場
- ・初期費用：無料～５万円
- ・契約期間：１か月～12か月
- ・時間制（１か月）：10時間40,000円、30時間90,000円、50時間150,000円、160時間（フルタイム相当）400,000円
- ・業務量制（例：コンタクトセンター）：80コール 20,000円/月、150コール30,000円/月、180コール60,000円/月
月の稼働時間ごとに３プランほどあるのが一般的です。また、６か月契約は１か月契約の１割引、12か月契約は６か月契約の１割引というように、契約期間が長いほど、月のサービス料が安くなる傾向があります。
チームで行う場合や、担当者を１名専属で指名できる場合などもあるので、どのタイプが適しているかは実際のサイトで詳細をご確認ください。以下の記事では、おすすめのオンラインアシスタントの比較を行っています。ぜひこちらも参考にしてください。
まとめ
オンラインアシスタントは、業務効率化や人件費削減を実現できる柔軟な外部リソースとして、多くの企業で導入が進んでいます。秘書・経理・営業事務・マーケティング・カスタマー対応など、幅広い業務をカバーできる点が魅力です。
ただし、導入にあたっては対応範囲や契約形態、料金体系、セキュリティ体制などをよく比較し、自社の業務フローや体制にあったサービスを選ぶことが重要です。費用相場や活用事例を参考に、最適なオンラインアシスタントを導入しましょう。各サービスの特徴を知りたい方は、以下の一括資料請求ボタンでまとめて比較することもできます。
