オンライン事務代行とは
オンライン事務代行とは、インターネット経由で事務業務を外部の専門スタッフに委託できるサービスです。書類作成やデータ入力、スケジュール調整などの定型業務をリモートで代行してもらえるため、自社の負担を軽減しながら業務を効率化できます。
社内に常駐スタッフを置かずに済むため、コストを抑えた柔軟な運用が可能です。中小企業やスタートアップを中心に、幅広い業種で導入が進んでいます。
オンライン事務代行の主な対応業務
オンライン事務代行では、日々の定型業務を幅広くカバーできます。手間のかかる事務作業を外部に任せることで、社内リソースをコア業務に集中させやすくなります。以下に、代表的な対応業務の例を紹介します。
- ■データ入力・リスト作成
- 手書き資料やPDF、名刺から、Excelや専用システムに正確に入力。大量処理を短期間で外注したいときに適している。
- ■書類作成・フォーマット整備
- 請求書、見積書、議事録などの定型フォーマット作成や整備を代行。ルールが決まっている業務に強い。
- ■型化されたメール・チャット対応
- マニュアルや定型文にそって、問い合わせや予約受付対応を行う。顧客対応の一部を自動化・省力化したい場合に有効。
- ■WebサイトやSNSの更新
- お知らせやキャンペーン情報、ブログ記事の投稿など、ルーティン的な更新作業を担当。社内の負担を軽減できる。
- ■ 発注・在庫管理のサポート
- ルールにそった在庫確認や発注データの入力・管理を実施。物販やEC事業で定常的な事務負荷を軽減可能。
- ■書類のスキャン・ファイリング
- 紙書類のスキャンやクラウドストレージへの整理といった物理作業も含めた事務処理を効率化。
- ■勤怠・経費データのとりまとめ
- 勤怠集計、交通費や経費申請内容のチェックを含めた、バックオフィスでの集計作業を一部代行。
オンライン事務代行に向いている業務は、ルール化・マニュアル化されており、誰が対応しても品質に差が出にくい業務です。処理量が多いほど業務代行を活用するメリットが大きくなります。
一方、向いていない業務は、判断を要する業務や臨機応変な対応が求められる業務など、企業の独自性や高度なスキルが求められる業務です。むしろこの分野は、定型業務の業務代行によって空いたリソースを活用して、企業側が注力すべきでしょう。
オンライン事務代行を活用する主なメリット
オンライン事務代行を導入することで、企業は単なる業務のアウトソーシングにとどまらず、組織全体の働き方やリソースの最適化を図れます。ここでは、業務の効率化やコスト削減、柔軟な人員対応といった代表的なメリットを紹介します。
定型業務を効率化できる
マニュアル化された定型業務を事務代行に任せることで、社員は判断や調整が必要な業務に集中できます。例えば、データ入力や帳票作成といった繰り返し作業を外部に委託すれば、全体の生産性が向上します。業務負荷の平準化にもつながるため、組織全体の働き方改革にも寄与します。
採用や経費のコストを削減できる
正社員を雇用する場合と比べて、さまざまなコストを抑えられる点も、オンライン事務代行の大きな魅力です。具体的には次のような費用の削減が期待できます。
- ■削減できる主な費用項目
- ・人件費（基本給）：業務量に応じた時間契約のため、月額固定の基本給が不要
- ・賞与・昇給費用：正社員に対して発生するボーナスや昇給コストを削減できる
- ・社会保険料：健康保険・厚生年金・雇用保険・労災保険の企業負担分が不要
- ・交通費：オンラインのため基本的に出社がなく、通勤手当・交通費支給が不要
- ・オフィス関連費用：席・備品・光熱費などの設備コストを抑えられる
- ・採用コスト：求人広告費・紹介手数料・採用担当者の工数を削減できる
- ・教育・研修コスト：初期教育や社内研修の手間が不要で、即戦力の人材を活用できる
- ・離職・再採用コスト：離職による再採用リスクが低減。解約時も退職金は不要
- ・福利厚生費：家賃補助や健康診断、慶弔見舞金にかかる費用も不要
人員の調整を柔軟にできる
繁忙期や閑散期による業務量の増減にあわせて、必要な分だけ人員を調整できるのがオンライン事務代行の強みです。社員の休職・復帰といった人員の変動にも柔軟に対応できるため、急な体制変更にも影響されにくく、安定した運用が可能です。リソース管理の自由度が高まることで、組織の対応力も向上します。
以下の記事では、事務代行だけではなく、幅広い職種に対応しているオンラインアシスタントのメリットやデメリット、費用相場などを紹介しています。定型業務よりも柔軟な業務対応を求める企業の方はこちらの記事も参考にしてください。
オンライン事務代行の選び方
オンライン事務代行サービスを選ぶ際は、単に料金や知名度だけで決めるのではなく、自社の業務内容や運用スタイルにあっているかどうかを見極めることが重要です。依頼する業務の量や難易度、継続性などによって、適したサービスやプランは異なります。ここでは、選定時に確認すべきポイントを解説します。
依頼する業務量に適した料金体系か
オンライン事務代行サービスの料金体系は、月の労働時間・契約期間の長さ・業務量の多さといった、さまざまな基準から定められています。例えば「月20時間」契約しても、実際に依頼する業務が10時間しかなければ、使わなかった10時間分の料金も支払うことになります。こうした無駄を避けるためにも、業務量や継続期間に適したプランかを確認することが重要です。
業務の特性に合う対応レベルか
単純なデータ入力や定型業務であれば、多くのサービスで大差がない場合もあります。しかし、柔軟な判断や高い業務理解が求められる業務では、担当者のスキルや教育体制、サービス提供企業の実績・管理体制なども確認するべきです。料金の安さも気になるところですが、品質のバラつきが業務に与える影響も踏まえ、費用と対応レベルのバランスを見極めましょう。
業務の継続性に適した運用体制か
業務によっては、毎回違う人で構わないケースと、同じ担当者に継続して依頼したいケースがあります。例えば、データ収集はチーム制が効率的ですが、業務の背景知識や過去の対応履歴が影響する業務では、担当制が適しています。自社が求める業務継続のスタイルに合う運用体制かを確認しておくと安心でしょう。
オンライン事務代行の比較ポイント
ここでは、「QCDSF」と呼ばれる、評価や改善の際に使われるフレームワークを用いてサービスの比較ポイントを解説します。
| 観点 | 項目 | 検討すべき内容 |
|---|---|---|
| Q（品質） | 業務の正確性・対応品質・経験やスキルの有無 | ミスや漏れが少ないか。自社業務に必要な業務理解や業界知識をもっているか。 |
| C（コスト） | 料金体系・コストパフォーマンス・運用コスト | 自社でやるより費用対効果が高いか。初期費用・ランニング費用は明確か。 |
| D（納期・対応スピード） | 対応までの速さ・納期遵守 | 依頼後の初動が早いか。緊急時の対応力があるか。 |
| F（柔軟性） | 業務範囲の調整・運用改善への姿勢・人員の増減対応 | 自社のフローにあわせて柔軟に対応できるか。小規模からはじめられるか。 |
| S（セキュリティ・安全性） | 情報管理体制・コンプライアンス意識・内部統制 | 業務で扱う情報が契約書で保護されているか。Pマーク・ISO27001などは取得済みか。 |
品質・コスト・納期・柔軟性・セキュリティはどれも重要な比較ポイントです。しかし、すべての項目において他社より優れたサービスはありません。必須項目の整理と優先順位付けで比較する観点を明確にし、自社に適したサービスを選択しましょう。
柔軟性や質を重視する企業向けのオンライン事務代行
担当者のスキルにこだわりたい企業、臨機応変な対応が必要な業務を依頼したい企業には、柔軟性や対応品質の高いオンライン事務代行サービスが適しています。ここでは、複数の観点からサービスの内容にも定評があるサービスを紹介します。
オンライン業務代行 StepBase（ステップベース）
- パーソルグループの長年の実績を活かした業務代行を月3.9万円で
- 採用倍率100倍以上！実務経験が豊富なアシスタントを直接採用
- マニュアルは不要！事前準備なしで業務依頼可能。内製化支援にも
パーソルビジネスプロセスデザイン株式会社が提供する「StepBase（ステップベース）」は、20年以上蓄積したパーソルグループの業務代行の実績とノウハウを活かした業務代行サービスです。事務・秘書・経理・労務・総務・など、企業のバックオフィス業務を支援します。実務経験豊富なアシスタントが業務を代行し、従業員がコア業務に集中できる環境を実現します。スタッフと運営会社の両方に一貫した高品質を求める企業におすすめです。
コクヨのオンラインコンシェルジュ
- 200社の実績でマニュアル作成と業務構築を支援
- 専任サービスマネージャーが品質管理、高品質サービス提供
- ポータルサイトで簡単に業務依頼、進捗管理
コクヨアンドパートナーズ株式会社が提供する「コクヨのオンラインコンシェルジュ」は、専門スキルを有するスタッフがPC業務を中心に多様な業務を代行するサービスです。企業とスタッフの間にサービスマネージャーが入ることで、品質を保ちながら業務を円滑に遂行します。業務マニュアルの作成も対応範囲内のため、事前のマニュアル準備も必要ありません。業務管理やフロー整備も含め、すべてを業務代行に任せたい企業に適しています。
i-STAFF
株式会社キャスターが提供する「i-STAFF」は、業務の確実性とスピードの両立が強みのオンライン秘書サービスです。採用率わずか１％という厳選されたスタッフのみが対応するため、高品質な業務支援が期待できます。一部のオフライン業務も可能で、書類や領収書の整理、ファイリングなど、i-STAFFのオフィスに送付すると本社勤務スタッフが対応します。オンライン業務もオフライン業務も依頼したい企業にとって、柔軟性のあるサービス提供ができます。
コスト削減を重視する企業向けのオンライン事務代行
まずは定型業務を外注して業務負担を減らしたい、限られた予算内で効率的に業務を進めたいと考える企業には、コストパフォーマンスに優れたオンライン事務代行サービスがおすすめです。ここでは、価格を抑えながらも基本的な業務をカバーできるサービスを中心に紹介します。
タスカル
- 日常業務から専門性の高い業務までトータルにお任せ！
- 10時間を消化できなかったら次月に繰越OK！
- 業務は即日スタート可能！マニュアル作成も必要なし！
株式会社Colorsが提供する「タスカル」は、幅広い分野の業務に対応し、必要な業務を時間単位で柔軟に依頼できるサービスです。リサーチやメール対応、スケジュール調整のほか、採用手続きや給与計算、経理業務までサポート。月10時間のプランでは、年間プランにすることで月額費用が大幅に値引きされます。作業時間の繰越も可能なため、基本的に作業量が少なく、スポットで作業量が多くなる企業におすすめです。
ココナラアシスト
株式会社ココナラが提供する「ココナラアシスト」は、同社運営のスキルマーケットである「ココナラ」の約90万人のスタッフデータベースを活かしたオンラインアシスタントサービスです。専門分野の幅広さやマンツーマン制、契約条件の柔軟性が特徴で、業務委託契約でありながら企業とスタッフのマッチングの傾向があります。月額80,000円/40時間からはじめられるため、フリーランスの即戦力を安く存分に活用したい企業に適しています。
フジ子さん
BPOテクノロジー株式会社が提供する「フジ子さん」は、50時間という多めの作業量を低コストで実現でき、品質の満足度も高いオンラインアシスタントサービスです。50時間を超えるプランや、エキスパート対応でのデザインやHP作成といった、より高度な業務代行の相談も行えます。申し込みの前に無料トライアルで業務のイメージを掴むのもよいでしょう。毎月一定のスキルが必要な業務をある程度の時間任せたいという企業に向いています。
なげっぱ
TEAMWORKS株式会社が提供する「なげっぱ」は低コストかつ高い実務能力に定評のあるオンラインアシスタントサービスです。契約期間の縛りがなく、１か月単位でプランの申し込みが可能で、月額料金もリーズナブル。契約期間内の業務時間の繰越が制限無しでできるため、月ごとに作業時間に変動がある企業にとって、無駄なコストが発生しない点が魅力的です。
まとめ
オンライン事務代行は、業務の効率化やコスト削減、リソースの柔軟な運用に役立つサービスです。定型業務を中心にアウトソースすることで、社員は本来の業務に集中でき、組織全体の生産性向上が期待できます。サービス選定の際は、業務内容・量・継続性を見極めたうえで、コスト・対応品質・柔軟性・セキュリティなど複数の観点から比較することが大切です。
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