オンライン秘書サービスとは
オンライン秘書サービスとは、インターネット経由で秘書業務を外部に委託できるサービスのことです。社内に常駐する秘書とは異なり、クラウドツールやチャット、電話などを通じてリモートで秘書業務をサポートします。
オンライン秘書サービスは、「社員を採用するほどではないが一部業務を外部に任せたい」という企業に適しています。管理部門のリソースが限られている中小企業や、起業・スタートアップなどの少人数体制でも活用しやすいのが特徴です。必要最小限のコストで秘書業務を効率化したい企業にとって、有効な選択肢といえるでしょう。
オンライン秘書が怪しいと思われる理由
オンライン秘書サービスは便利で注目されていますが、「本当に信頼できるのか」と不安を感じる企業も少なくありません。ここでは、オンライン秘書が怪しいと思われる理由を整理し、安心して活用するためのコツを紹介します。
顔が見えない相手に業務を任せる不安
オンライン秘書は基本的にリモートでやり取りを行うため、対面での信頼関係を築きにくいと感じる企業もあります。誰が対応しているのかが把握しづらく、意思疎通のズレや責任の所在が曖昧になる懸念もあります。
特にはじめて利用する企業にとっては、依頼範囲や対応品質の認識がお互いに一致しているか、不安を抱きがちです。そのため、申し込み前のトライアルや事前の面談機会があるかどうかを確認し、コミュニケーション取りやすさをチェックしましょう。
格安・無名サービスへの懸念
相場と比べて、過度に安価なサービスや「何でも対応できます」というような業務範囲が不明瞭な表現には注意が必要です。実際には対応が不十分だったり、依頼できる業務に制限が存在したりする場合があります。
また、無名の事業者の場合、運営体制や実績が不透明であることから、業務品質や継続性に不安が残るかもしれません。フリーランス個人が対応するケースでは、スキルや対応力にバラつきが生じる可能性もあるため、価格だけで選ばず、信頼性や実績を確認することが大切です。
情報漏えいなどセキュリティ面の心配
秘書業務では、社内スケジュールや顧客情報、契約内容など、機密性の高い情報を扱う場面も多くあります。オンラインで情報を共有する以上、データ管理体制や情報の取扱ルールが整っていないと、漏えいや不正利用のリスクが高まります。
特に、外部サービスに依頼する場合は、どのようなセキュリティ対策が講じられているか確認しましょう。信頼できる事業者は、契約書・秘密保持契約（NDA）の締結や、スタッフの情報管理教育を徹底しています。
信頼できるオンライン秘書サービスを選ぶポイント
オンライン秘書サービスは利便性が高い一方で、サービス内容や運営体制によって品質にばらつきがあります。安易に選ぶと、期待していた業務がこなせない、情報漏えいのリスクがある、といった問題にもつながりかねません。契約前に確認しておくべき観点を押さえ、安心して活用できるパートナーを選びましょう。
提供会社の規模・実績は十分か
企業としての信頼性を判断するうえで、運営会社の規模や実績は重要な指標です。Webサイト上の導入事例や、比較サイト・レビューサイトでの評価も確認しましょう。
検索上位に表示されるか、複数のメディアに掲載されているかといった点も、客観的な信頼性を測る材料になります。特にはじめて活用する場合は、実績のある会社を選ぶことで安心感が高まります。
スタッフ採用の審査、料金設計が適切か
秘書業務を担うスタッフの質は、サービスの満足度を大きく左右します。運営会社がスタッフ選定や研修をどれだけ厳密に行っているかをチェックしましょう。
また、料金が相場からかけ離れていないかも重要です。極端に安い料金には理由があることが多いため、内訳や費用対効果のバランスを見極めることが大切です。
法人向けの対応が万全か
法人利用では、契約条件や業務フロー、請求処理などが明確に整備されているかどうかがポイントになります。NDAの有無や、請求書の月次発行が可能かといった対応も確認しましょう。
個人向けに比べて業務要件が複雑になるため、法人利用に特化した体制かどうかも見極めが必要です。安心して継続利用するためには、運営体制の成熟度も選ぶ基準になります。
業務範囲は明確か
オンライン秘書サービスは、対応可能な業務がサービスによって異なります。契約前に業務範囲が明確に記載されているかを確認しないと、「依頼したかった業務が対象外だった」というトラブルにつながりかねません。
追加業務の相談ができるかどうかも柔軟性を見極めるポイントです。通常、どのサービスでも相談すれば、オプションの追加や柔軟なカスタマイズが可能です。事前に想定業務と照らしあわせて、自社に最適なプランを設計しましょう。
情報セキュリティ体制が整っているか
業務のなかでは、顧客情報や社内機密データなどを取り扱う場面も多くあります。そのため、情報管理の体制がどれだけ整っているかは、サービス選定において非常に重要です。
PマークやISO27001などの第三者認証を取得しているかどうかは、客観的な信頼性を測る有効な指標となります。あわせて、プライバシーポリシーや情報セキュリティポリシーの公開内容も確認しておきましょう。
オンライン秘書を活用するメリット
オンライン秘書サービスを活用した企業の多くが、単なる業務代行にとどまらない多くの利点を実感しています。人件費や採用コストの削減はもちろん、働き方の多様化に対応した柔軟な運用や、優秀な人材の確保にもつながる点が大きな魅力です。
- ■人件費の削減と業務効率化
- 固定人件費を抑えながら、必要な分だけ業務を依頼できるため、コストの最適化が可能です。業務の一部を外部に任せることで、全体の処理効率も向上します。
- ■コア業務への集中
- スケジュール管理や書類作成などの周辺業務を任せることで、本来注力すべき業務に集中できます。リーダー層や経営層の生産性向上にもつながります。
- ■採用・教育コストの削減
- 新たに社員を採用・育成する必要がなく、即戦力のスタッフに業務を任せられます。人材確保の負担が軽減され、スピーディーな体制強化が可能です。
- ■リモート時代にあわせた柔軟な運用
- オンラインで完結するため、テレワークや複数拠点での運用にもスムーズに対応できます。働き方の多様化にあわせた柔軟な業務体制を築けます。
- ■場所にとらわれない優秀な人材の確保
- 地域に縛られず、全国からスキルの高いスタッフに業務を依頼できます。人材不足の地域や中小企業でも、質の高いサポートを受けられます。
以下の記事では、オンライン秘書を含めた、オンラインアシスタントのメリットやデメリットを紹介しています。より詳しく対応職種ごとの業務例も説明しているので興味のある方はこちらもご覧ください。
信頼できるオンライン秘書サービス
「オンライン秘書サービスは怪しいのではないか」と不安に思う方にとって、信頼できるサービスかどうかが最も重要な判断軸です。ITトレンドで紹介・資料請求できるサービスは、掲載にあたって基本的な審査をクリアしているため、一定の信頼性が担保されています。
また、自社が運営する紹介サイトとは異なり、客観的な視点で複数サービスを比較できるのもメリットです。ここでは、信頼性や実績、セキュリティ面でも安心して利用できる代表的なオンライン秘書サービスを紹介します。
オンライン業務代行 StepBase（ステップベース）
- パーソルグループの長年の実績を活かした業務代行を月3.9万円で
- 採用倍率100倍以上！実務経験が豊富なアシスタントを直接採用
- マニュアルは不要！事前準備なしで業務依頼可能。内製化支援にも
パーソルビジネスプロセスデザイン株式会社が提供する「StepBase（ステップベース）」は、企業のバックオフィス業務を支援するオンラインアシスタントサービスです。秘書・経理・労務・総務・営業などの業務を、実務経験豊富なアシスタントが担当。従業員が安心してコア業務に集中できる環境を実現します。必要なタイミングで必要な分だけ依頼できるため、人材採用や教育コストを抑えながら業務を円滑に進められます。
【参考価格】12か月プラン：月額39,000円/10時間、６か月プラン：月額41,000円/10時間
３か月プラン：月額44,000円/10時間、１か月プラン：月額45,000円/10時間
コクヨのオンラインコンシェルジュ
- 200社の実績でマニュアル作成と業務構築を支援
- 専任サービスマネージャーが品質管理、高品質サービス提供
- ポータルサイトで簡単に業務依頼、進捗管理
コクヨアンドパートナーズ株式会社が提供する「コクヨのオンラインコンシェルジュ」は、専門スキルを有するスタッフがPC業務を中心に多様な業務を代行するサービスです。経験も豊富なため、成果物の質も高いのが特徴です。マニュアル化による品質管理や柔軟な人員体制の構築で、業務の標準化と属人化の解消を支援。ポータル経由の依頼も便利で、従業員のコア業務への集中や業務効率化を実現します。
【参考価格】従量課金プラン：月額135,000円～/30時間
フジ子さん
BPOテクノロジー株式会社が提供する「フジ子さん」は低コストでの高い生産性が魅力のサービスです。官公庁での導入実績もあり、累計ユーザー数も2,000人を超えるため、信頼性も高いと考えられます。チーム体制で対応するため、属人化のリスクを抑え、継続的な業務運用が可能です。人手不足や業務代行を検討している企業にとって、実績とコストのバランスが取れた選択肢となります。
【参考価格】PLAN20：月額59,600円/20時間、PLAN30：月額88,500円/30時間
PLAN50：月額130,000円/50時間
i-STAFF
株式会社キャスターが提供する「i-STAFF」は、導入実績多数の信頼性あるオンラインアシスタントサービスです。応募者のうち採用率わずか１％という厳選されたスタッフのみが対応するため、高品質な業務支援が期待できます。万が一満足できなかった場合は返金保証制度も整っており、はじめて利用する企業でも安心です。品質と安心を両立したオンライン秘書サービスを求める企業に適しています。
【参考価格】ライトプラン（３か月契約）：月額114,000円/30時間、ベーシックプラン（６か月契約）：月額93,000円/30時間、プレミアムプラン（12か月契約）：月額81,000円/30時間
まとめ
オンライン秘書サービスは、業務効率化や人手不足の解消に役立つ手段です。利用にあたっては、業務内容や求めるスキルにあわせて選ぶことが重要です。信頼性やサポート体制、料金体系などを比較しながら、自社に適したサービスを見極めましょう。
また、トライアル制度があるサービスを活用すれば、利用前に適性を確認できます。以下の一括資料請求ボタンからお申し込みいただくと、ITトレンドおすすめのオンライン業務代行サービスを比較可能です。こちらもあわせてご活用ください。
