注文書メールの基本構成（まず押さえる４要素）
注文書メールは形式が異なっても、「何を・どれだけ・いつまでに・どこへ納品してほしいのか」が正確に伝わることが重要です。特に、以下の４つのポイントを押さえましょう。
- ●件名：注文・発注に関するメールだとひと目でわかるようにする
- ●挨拶と用件：注文書を送付する目的や発注する旨を簡潔に伝える
- ●発注内容：商品名・数量・金額・納期・納入場所などを明記する
- ●添付・連絡先：注文書の添付有無や担当者の問い合わせ先を記載する
先に文例を確認したい方は、以下の該当セクションをクリックしてジャンプできます。
件名で注文・発注メールだとわかるようにする
注文書や発注書をメールで送る際は、件名だけで用件がわかるようにしましょう。取引先の担当者は日々多くのメールを受信するため、「注文」「発注」「注文書送付」などの言葉を入れると見落としを防ぎやすくなります。
件名の例は以下のとおりです。
- ■【発注依頼】〇〇の注文について
- ■【注文書送付】〇〇の発注について
- ■〇〇の注文書送付の件
- ■〇〇発注のご依頼
注文・発注の目的を簡潔に伝える
本文の冒頭では、挨拶に続けて「注文書を送付する」「以下の内容で発注する」など、メールの目的を簡潔に伝えます。
見積もりを受けたあとに発注する場合は、見積もりへのお礼を一言添えると自然です。ただし、長い挨拶文は避け、発注内容を確認しやすい文章を意識しましょう。
商品名・数量・納期などを明確にする
メール本文だけで発注する場合は、商品名や型番、数量、金額、納品希望日、納入場所などを箇条書きで記載しましょう。
注文書を添付する場合でも、重要な案件や納期に注意が必要な場合は、主要な発注条件をメール本文にも記載すると確認ミスの防止につながります。
添付ファイルと問い合わせ先を記載する
注文書を添付する場合は、「注文書を添付しております」などと本文に明記します。また、ファイルが開けない場合や内容に不明点がある場合に備えて、担当者名や電話番号、メールアドレスなどの連絡先も記載しておきましょう。
【ケース別】注文書・発注メールの文例
注文書や発注書をメールで送る際は、相手が内容をすぐに確認できるよう、用件や発注内容を簡潔かつ正確に伝えることが大切です。
ここでは、「注文書をPDFで添付する場合」「メール本文だけで発注する場合」「発注メールを受け取って返信する場合」の３パターンに分けて文例を紹介します。
注文書をPDFで添付する場合の文例
注文書を別途作成してメールに添付する場合は、件名で注文書の送付であることを明確にし、本文では添付した旨を簡潔に伝えます。
- 件名：【注文書送付】〇〇の発注について
- 本文：いつも大変お世話になっております。株式会社□□の△△です。
- 先日は〇〇についてのお見積りをご送付いただき、誠にありがとうございました。
- 社内で検討した結果、貴社へ発注させていただくこととなりましたので、注文書を添付いたします。
- お手数ですが、内容をご確認のうえ、ご手配いただけますと幸いです。
- ご不明点などございましたら、担当の△△（連絡先：000-0000-0000／abcd@xxxxx.com）までご連絡ください。
- 何卒よろしくお願い申し上げます。
件名には「注文書送付」「発注」などの言葉を入れ、メールの目的がひと目でわかるようにしましょう。必要に応じて、注文番号や商品名、希望納期などの要点を本文にも記載すると、認識のずれを防ぎやすくなります。
メール本文だけで発注する場合の文例
注文書を別途作成せずメール本文で発注する場合は、商品名や数量、納期などの条件を具体的に記載します。
- 件名：【発注依頼】〇〇の注文について
- 本文：平素よりお世話になっております。株式会社□□の△△です。
- 先日は〇〇についてのお見積りをご送付いただき、ありがとうございました。
- 弊社で検討した結果、以下の内容で発注いたします。
- ・商品名：〇〇
- ・型番／製品番号：0000-000
- ・数量：100個
- ・金額：〇〇円（税別）
- ・納品希望日：〇月〇日
- ・納入場所：〇〇
- ・見積書番号：〇〇（該当する場合）
- お手数ですが、内容をご確認のうえ、ご手配をお願いいたします。
- ご不明点がございましたら、担当の△△（連絡先：000-0000-0000／abcd@xxxxx.com）までご連絡ください。
- 何卒よろしくお願い申し上げます。
メール本文だけで発注する場合は、少なくとも以下の項目を記載しておくと確認ミスを防ぎやすくなります。
- ●商品名・サービス名
- ●型番・製品番号
- ●数量
- ●金額
- ●納品希望日
- ●納入場所
- ●注文番号・見積書番号
- ●発注担当者の連絡先
発注メールを受け取った場合の返信文例
注文書や発注メールを受け取ったら、受領した旨を返信すると、発注者も注文が正しく伝わったことを確認できます。あわせて、納品予定日や手配状況を伝えると親切です。
- 件名：Re：【発注依頼】〇〇の注文について
- 本文：平素よりお世話になっております。株式会社□□の△△です。
- この度は、以下のご注文をいただき誠にありがとうございます。
- ・商品名：〇〇
- ・製品番号：0000-000
- ・数量：100個
- ・納品希望日：〇月〇日
- ・納入場所：〇〇
- ご注文内容を確認いたしました。
- 現時点では、〇月〇日の納品を予定しております。発送が完了しましたら、あらためてご連絡いたします。
- ご不明点がございましたら、担当の△△（連絡先：000-0000-0000／abc@it-trend.com）までお気軽にご連絡ください。
- 引き続きよろしくお願い申し上げます。
注文書・発注メールを送る際の注意点
注文書や発注メールは、発注内容や納期を確定する重要なやり取りです。送信ミスや認識のずれを防ぐため、以下の点に注意しましょう。
送信前に宛先・発注内容・添付ファイルを確認する
メールを送る前に、宛先やCc、商品名、数量、金額、納品希望日などに誤りがないか確認しましょう。注文書を添付する場合は、添付漏れや別の取引先向けファイルを誤って添付していないかもチェックします。
特に金額や数量、納期の誤りは取引上のトラブルにつながるため、注文書とメール本文の内容に相違がないことも確認しておきましょう。
注文書はPDFなど編集されにくい形式で送る
注文書や発注書をファイルで送付する場合は、WordやExcelのままではなく、PDFなど内容が意図せず変更されにくい形式を使用するのが一般的です。
WordやExcel形式での提出を求められている場合は、取引先の指定に従いましょう。ファイル形式についてルールが決められている企業もあるため、事前に確認しておくと安心です。
取引先が指定する送付方法を確認する
企業によっては、メールではなく受発注システムや専用フォーム、FAXなど、注文書の受付方法を指定している場合があります。
初めて取引する企業や担当者が変更になった場合は、注文書をメールで送付して問題ないか事前に確認しましょう。送付方法を確認しておくことで、メールの見落としによる発注漏れや納品遅延を防ぎやすくなります。
機密情報を含む場合は安全な方法で共有する
注文書に個人情報や機密情報が含まれる場合は、自社や取引先のセキュリティポリシーに従って送付しましょう。
クラウドストレージやファイル転送サービスなどを利用し、閲覧できる相手や期限を制限する方法もあります。送信方法について迷う場合は、社内の情報セキュリティ担当者や取引先に確認するとよいでしょう。
注文書メールの法的効力と電子帳簿保存法
注文書をメールで送受信する場合は、メールによる発注の法的な扱いや、電子帳簿保存法における保存方法についても確認しておきましょう。
メールによる発注でも原則として契約は成立する
契約は、原則として当事者の「申込み」と「承諾」の意思表示が合致することで成立し、必ずしも書面や押印を必要とするわけではありません。
そのため、メールで注文内容を送り、取引先が承諾した場合でも契約は成立し得ます。
ただし、契約内容や取引の種類によって取り扱いが異なる場合があります。トラブルを防ぐためにも、商品名・数量・金額・納期などの発注条件を明確にし、注文や承諾に関するメールを適切に保管しておきましょう。高額取引や継続的な取引では、別途基本契約書などを締結するケースもあります。
メールで受け取った注文書は電子データで保存する
注文書や見積書、請求書などをメールやクラウドサービスなどで電子的に授受した場合は、電子帳簿保存法における「電子取引」に該当することがあります。
電子取引に該当する場合は、取引情報が記載された電子データを一定の要件に沿って保存する必要があります。
主な保存要件として、以下が挙げられます。
- ●データの改ざんを防止するための措置を講じる
- ●必要に応じて取引年月日・取引金額・取引先などから検索できる状態にする
- ●ディスプレイなどで内容を速やかに確認できる状態にする
メール本文に取引情報が記載されている場合はメールを、添付された注文書などに取引情報が記載されている場合は該当ファイルを、社内ルールに沿って適切に保存しましょう。
注文書の保存期間は事業者や書類によって異なる
注文書などの取引関係書類には、税法上、一定期間の保存が求められます。法人では原則として７年間の保存が必要ですが、状況によってより長い期間の保存が必要となる場合があります。
個人事業主についても、申告方法や帳簿・書類の種類によって保存期間が異なります。
自社に必要な保存期間を確認したうえで、メールや注文書データを適切に管理しましょう。受発注システムや文書管理システムを活用すれば、注文書の検索や保管を効率化できます。
受発注システムならメールによる発注業務を効率化できる
受発注情報の管理を効率化するツールとして受発注システムがあります。
受発注システムを導入すると、Webシステム上で発注、受注のやり取りができるようになります。注文内容の転記や確認、受注お礼メールなどの業務をなくせるため、ミスなく業務の効率化につながります。
以下のページでは人気の受発注システムをランキング順に紹介しています。導入企業の口コミもあるので、ぜひ参考にして気になる製品への資料請求をしてみてはいかがでしょうか。
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注文書メールに関するよくある質問（FAQ）
注文書をメールで送付する際に迷いやすいポイントを、よくある質問としてまとめました。社内ルールや取引先の運用も踏まえ、安全かつ確実に送付しましょう。
- ■Q：注文書に押印（ハンコ）は必要ですか？
- 原則として、注文書に押印がなくても契約は成立します。法律上、契約は当事者の意思表示があれば有効だからです。ただし、社内規程や取引先のルールで押印を求められるケースもあります。その場合は電子印鑑や電子契約サービスを利用すると効率的です。
- ■Q：パスワード付きZIP（PPAP）で送ってもいいですか？
- 従来はパスワード付きZIPファイル（いわゆるPPAP）が一般的でしたが、近年ではセキュリティ上の観点から見直しが進んでいます。現在は、クラウドストレージでの共有やファイル転送サービスの利用が推奨される傾向にあります。取引先のセキュリティポリシーに従い、安全な方法で送付しましょう。
- ■Q：注文書はPDFで送るべきですか？WordやExcelのままでも問題ありませんか？
- 改ざん防止や表示崩れの回避の観点から、PDFで送付するのが一般的です。WordやExcelは環境差でレイアウトが崩れたり、編集できたりするため、取引先によっては受領不可となる場合があります。先方の指定がない場合は、PDF化して送るとトラブルを避けやすいでしょう。
- ■Q：メール本文には何を書けばよいですか？
- 注文書の送付であることが一目でわかるように、件名と本文で「注文書を添付（または共有）している」旨を明記します。具体的には、注文番号（あれば）・発注日・案件名（または品目）・金額・納期（希望日）・添付ファイル名（または共有URL）を記載すると親切です。あわせて、誤送信防止のため宛先（To/Cc）と添付内容の最終確認も徹底しましょう。
注文書・発注書メールの書き方を理解して円滑な発注を
受発注のやり取りが多い企業であれば、今後メールで注文書を送る機会は増えると考えられます。発注トラブルを防ぎ、相手企業との関係性を良好に保つためにも、例文を参考に適切なメールを作成し、発注業務を円滑に進めましょう。
この機会に今一度、自社の発注メールや発注やり取りの効率化について振り返ってみてはいかがでしょうか。
以下の記事では、受発注のやり取りを効率化できるおすすめの受発注システムを紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
