レンタカー予約・管理システムとは
レンタカー予約・管理システムとは、レンタカー事業を運営するうえで必要な予約受付や車両管理、顧客情報の管理などを一元化できるシステムです。これまで手作業や表計算ソフトで管理していた業務を効率化し、ミスや手間を減らせる点が注目されています。
レンタカー業界でシステム導入が進む背景
レンタカー業界では人手不足や競争激化が進み、業務の効率化やコスト削減が大きな課題です。また、予約件数の増加や管理業務の煩雑化により、予約の取り違えや台帳管理の負担も増加。それらの課題を解消する手段として、DX化への期待が高まっています。
さらに、訪日外国人の増加やインバウンド需要の回復を背景に、外国語対応や多拠点展開を視野に入れた設備投資のニーズも増加傾向です。業務効率化だけでなく、集客や予約管理の一元化としてもシステム導入が進んでいます。
レンタカー予約・管理システムのメリット
- ■定型業務の自動化で業務効率化ができる
- 日々の予約受付や請求処理、車両台帳の管理などを自動化できます。確認漏れや作業ミスが減り、管理工数を大幅に削減可能です。結果として、スタッフはより高度な業務に専念できます。
- ■メルマガ機能や24時間対応のWeb予約で集客ができる
- メルマガ配信機能や24時間対応のWeb予約を導入すれば、営業時間外でも顧客を獲得できます。継続的な情報発信によりリピーター育成にもつながり、売上の安定化が期待できます。
- ■予約管理の負担軽減で人手不足が解消できる
- 予約確認や変更、請求といった対応をシステムが代行することで、現場の負担が軽くなります。少人数体制でも多くの予約に対応しやすくなり、人手不足の課題を緩和できます。
- ■Web予約の多言語化で外国語にも対応できる
- Web予約を多言語化すれば、訪日外国人観光客からの予約もスムーズに受け付けられます。今後のインバウンド需要拡大を見据えた対策として有効です。
- ■大手予約サービスとの連携・即時反映で、ダブルブッキングを解消できる
- 大手予約サイトや旅行ポータルと連携し、リアルタイムで空車情報を共有できます。これによりダブルブッキングのリスクを避け、顧客とのトラブルを防止しやすくなります。
レンタカー予約・管理システムの機能
レンタカー予約・管理システムには、業務運営に欠かせない基本機能から、競合との差別化につながるオプション機能までさまざまな機能が搭載されています。ここでは代表的な機能を、必須機能とオプション機能に分けて紹介します。
必須機能
予約受付や顧客情報の管理など、基本業務を支える機能です。
| 機能 | 内容 |
|---|---|
| Web予約受付（スマホ対応） | 顧客がスマホやPCから24時間予約可能。 |
| 空車状況リアルタイム表示 | 車両の空き状況をリアルタイムで反映し、予約可能な車両をすぐに確認できる。 |
| 予約確認・変更・キャンセル機能 | 利用者自身がマイページなどから予約内容の確認や日時変更、キャンセルが可能。 |
| 顧客データ管理（CRMなど） | 予約時に登録された顧客情報を蓄積・管理し、リピーター分析や対応履歴の確認に活用できる。 |
| 車両稼働管理・整備予定管理 | 車両の稼働状況や整備・車検のスケジュールを一元管理し、計画的な運用をサポート。 |
オプション機能
業務の効率化や顧客満足度向上を図るために、必要に応じて追加できる便利機能です。
| 機能 | 内容 |
|---|---|
| キャンペーン・ポイント管理 | 割引や特典ポイントなどを自動で付与・管理。 |
| 外部サイトAPI連携 | Googleカレンダーや旅行予約サイトと連携し、スケジュールや予約情報を自動で同期。 |
| 多言語対応（訪日外国人対応） | 英語や中国語など複数言語に対応し、外国人利用者の予約や問い合わせをスムーズに行える。 |
| 事故記録・保険対応履歴管理 | 事故発生時の記録や保険対応状況をシステム上で一括管理できる。 |
| キャンセル待ち自動繰り上げ機能 | 予約キャンセルが発生した際に、自動でキャンセル待ちの利用者へ繰り上げを通知。 |
| CSV・BIツール用レポート出力 | 予約や売上データをCSV形式で出力し、BIツールによる分析が容易に行える。 |
レンタカー予約・管理システムの選び方と比較ポイント
数多くのレンタカー予約・管理システムの中から最適なものを選ぶには、まず自社の目的を明確にし、相性のよい機能や価格、サポート体制を比較しましょう。ここでは、選定時に着目すべきポイントを紹介します。
自社の導入目的や課題にあっているか
予約システムを導入する際は、まず「集客を強化したいのか」「業務を効率化したいのか」「人件費削減や人手不足への対応が主な狙いか」といった自社の目的を整理しましょう。目的が曖昧なままシステムを選ぶと、必要以上の機能でコストがかさんだり、逆に必要な機能が不足する場合もあります。課題を明確にし、その課題を解決できるシステムを選ぶことが成功のポイントです。
必要な機能が揃っているか
大手予約サイトとの連携性や稼働台数の調整、オプションの登録・管理など、業態や規模により必要な機能は異なります。予約・管理システムの入れ替えを検討している場合は、現行システムで不便を感じたポイントを整理し、課題点を解決できる機能があるかどうかを確認しましょう。集客や顧客分析ができるオプション機能も多くあるため、必要な範囲を定めることが大切です。
トラブル時のサポート体制は整っているか
無断キャンセルや支払いトラブル、車両の盗難や事故といったリスクはレンタカー事業につきものです。システムにオンライン決済やキャンセルポリシー管理の機能が備わっていれば、キャンセル料の自動徴収が可能な場合もあります。
また、トラブル発生時に顧客へ自動で通知できるか、運営側が迅速に対応できるサポート窓口があるかも重要な確認ポイントです。導入後に不具合や操作の不明点が出た際に、すぐに問い合わせできる体制が整っているかどうかも、選定時にチェックしておきましょう。
自社にとって適正な価格か
システムによっては初期費用が抑えられるものや、月額料金が段階的に変動するプランなど、さまざまな料金体系が用意されています。機能が豊富な分ランニングコストが高くなるケースもあるため、自社の規模や業務量に見あった料金プランを選ぶことが大切です。
30日間無料のお試しサービスが設けられているシステムや、無料プランのあるシステムで気軽に始める方法もあります。複数のサービスで見積もりを取り、全体でかかる費用を比較するのもおすすめです。
現場の業務で使いやすいか
予約受付から車両管理まで、実際に操作するのは現場スタッフです。モバイル端末での操作性や、POSシステムとの連携可否、UIが直感的で使いやすいかどうかもチェックしましょう。業務フローにあったメニューや操作性であれば、研修コストも抑えられ、スムーズに運用を開始できます。
【無料あり】おすすめのレンタカー予約・管理システム
ここでは、レンタカー事業者におすすめの予約・管理システムをピックアップしました。それぞれの特徴や強みを参考に、自社にあうサービスを検討してみてください。
リザエン
- 予約や顧客管理から決済対応まで200以上の業種に対応！
- 厳格なサーバー管理と情報管理体制を備える！
- 導入前後の充実したサポート体制が整っている！
株式会社インタークエストの提供する「リザエン」は、多業種に対応する予約・管理システムで、セキュリティの高さや機能の豊富さが特徴です。店舗ごとの稼働状況や顧客情報を一元管理できるほか、日付単位で予約できるタイプを選べば、レンタカー業界でも活用しやすくなります。Web予約や顧客分析などを備え、集客強化を図りたい事業者に適しています。
AirRESERVE
株式会社リクルートが提供する「AirRESERVE」は、低コストかつシンプルに導入できる予約・管理システムです。大手ならではの高い信頼性があり、AirペイやAirレジなどのAirビジネスツールとも連携できます。無料プランもあり、オンライン決済の手数料も3.24％とリーズナブルで、コストを抑えたい企業におすすめです。
RESERVA
株式会社コントロールテクノロジーが提供する「RESERVA」は、予約受付・決済・顧客管理・集客をクラウド上で完結できる予約・管理システムです。累計導入者数30万社以上の実績もあり、サポートも充実していることから、初めての導入でも安心して利用できます。サイト開設の手続きが容易で、シンプルな操作性と機能の幅広さが強みです。
レンタカー侍
株式会社彩凛システムが提供する「レンタカー侍」は、レンタカー業務に特化した予約・管理システムです。レンタカーに特化した細かな設定が可能で、ハイシーズンにあわせた料金プラン設定もできます。基本的な操作からキャンセル対応まで簡単に行えるので、システム初心者の事業者に適しています。
れんサポ
アイ・ムーヴ株式会社が提供する「れんサポ」は、業務の自動化を中心にレンタカー業務を包括的にサポートする予約・顧客管理システムです。多様なAPI連携でセキュリティ認証や非対面での返却ができ、現場の業務効率化を実現します。公式サイトや導入の打ち合わせで実際のシステム管理画面を使ったり、カスタマイズ依頼も柔軟に対応したりと、充実したサポート体制も強みです。
ChoiceReserve
株式会社リザーブリンクが提供する「ChoiceReserve」は、10年以上にわたる信頼とサービス継続率約90％の実績がある予約・管理システムです。誤操作を防ぐために予約ページのURLが個別に発行されたり、管理者ごとにメニューの管理権限が設けられたりと、リスク対策もされています。セキュリティ面も重視する大手事業者におすすめです。
グランドレンタカー
株式会社Grandyfunが提供する「グランドレンタカー」は、AIの活用で業務効率が向上する予約・管理システムです。管理画面に常設されているAIアシスタント機能では、チャット形式で質問を即座に解消できます。多機能でありつつ、低価格で利用可能なので、特徴であるAIを使った予約・管理システムに興味がある事業者におすすめです。
クリックカーリザーブ
株式会社クリックモアが提供する「クリックカーリザーブ」は、レンタカー業務に特化し、スマホやパソコンのブラウザ上で操作ができる予約・管理システムです。自社サイトがなくても予約ページをもてるのが特徴です。月間予約件数の上限もないため、毎月定額で利用できます。30日間無料のお試し期間もあるので、まずは気軽にシステムの使い心地を試してみたい事業者にも向いています。
SuperSaaS
SuperSaaSが提供する予約・管理システムは、多言語対応に強みをもつ、海外企業の予約・管理システムです。34言語に対応しており、設定やデザインのカスタマイズも柔軟にできます。世界中で20万社以上の導入実績があり、訪日客をターゲットとする事業者や海外との取引を視野に入れる事業者にもおすすめです。
まとめ
レンタカー予約・管理システムは、業務負担を軽減しつつ、顧客満足度や集客力を高められるツールです。多様なサービスがあるため、自社の課題や予算にあわせて焦らず最適なものを選びましょう。さらにさまざまな予約・管理システムを一度に比較したい場合は、以下の青いボタンから資料請求ができます。選択肢の一つとしてご活用ください。
